במקום עבודה חשוב מאוד לתכנן ולקבוע את הפגישות מראש. זה נותן לעובדים שלך התראה ומאפשר להם לבצע את כל ההכנות הנדרשות לפגישה. כיום, קשה יותר ויותר למצוא את הזמן לבצע שיחות טלפון או לתכנן פגישות אישיות. הרבה יותר קל לקבוע את הפגישה שלך בשירותי ועידות וידאו כמו Google Meet.
כדי לעשות זאת, תצטרך תחילה להגדיר אירוע ביומן Google. תזמון בתוך יומן Google מאפשר לך לשלוח הזמנות ישירות לאנשי הקשר שלך. וכדי להקל עוד יותר, כעת תוכל לתזמן פגישות ביומן ישירות גם משיחות צ'אט של Google.
תזמון פגישת יומן Google מ-Google Chat בשולחן העבודה
ראשית, עבור אל chat.google.com והיכנס באמצעות חשבון Google שלך. לאחר מכן, כדי לקבוע פגישה ביומן גוגל, אתה יכול פשוט לרחף עם הסמן על שם האדם/הקבוצה (בצד שמאל של המסך) שאיתו תרצה לקיים את הפגישה וללחוץ על סמל 'יומן' מתוך קופסא קופצת.
אם שרשור צ'אט פתוח, אתה יכול גם ללחוץ על סמל לוח השנה בצד ימין של השדה שבו אתה מקליד הודעה.
לאחר לחיצה על הסמל, חלונית לוח השנה תיפתח בצד ימין של המסך. בצד ימין למטה, תמצא את האפשרות לערוך את התזמונים של אירוע לוח השנה. לחץ על האפשרות 'ערוך ביומן'.
פעולה זו תעביר אותך ליומן Google. בחלק העליון של המסך שלך, אתה יכול לשנות את כותרת הפגישה שלך לכל דבר הקשור למטרת הפגישה.
ממש מתחת לזה, אתה יכול לקבוע את תאריך הפגישה. אתה יכול להקליד את התאריך באופן ידני או לבחור מתוך לוח השנה שיסופק.
לאחר מכן, תוכל להגדיר מתי הפגישה שלך תתחיל ומתי היא תסתיים. בדיוק כמו התאריך, אתה יכול גם להזין את השעה באופן ידני, או לבחור מבין האפשרויות הניתנות.
אם הפגישה שאתה מתזמן תהיה אירוע יומי, שבועי, חודשי או שנתי, אינך צריך להגדיר אותה שוב ושוב. פשוט בחר באפשרות 'לא חוזר' מתחת לזמן כדי להחליט באיזו תדירות תהיה הפגישה.
בהמשך, תחת 'פרטי אירוע', תוכל לבחור מתי ברצונך לקבל הודעה על הפגישה. אנו מציעים שתבחר זמן קרוב יותר לפגישה (5-10 דקות).
בהמשך, תמצא את תיבת 'תיאור'. ניתן להשתמש באזור זה כדי להעביר לחברים את מה שנדון בפגישה. זה ייתן לחברים מושג למה לצפות, ומה מצופה מהם.
בצד ימין של המסך, תחת 'אורחים'. אתה יכול להוסיף חברים נוספים לפגישה שלך.
אם אתה עושה טעות ומוסיף מישהו שלא היה אמור להיות בפגישה, אתה יכול להסיר אותו בקלות על ידי לחיצה על סמל הצלב (x) ליד שמו.
כעת תוכל לשמור את הפגישה בלוח השנה שלך על ידי לחיצה על 'שמור' בחלק העליון של המסך.
יומן Google ישאל אותך אם ברצונך לשלוח אימייל לחברי הפגישה ולהודיע להם. לחץ על 'שלח'.
זהו זה. אם תפתח את יומן Google, תראה שהפגישה שלך נשמרה.
לחץ עליו, והוא יספק אפשרויות נוספות.
אתה יכול להצטרף לפגישה ישירות מיומן Google.
תזמון פגישה ביומן Google מאפליקציית הצ'אט של Google בנייד
אם אתה משתמש בטלפון כדי לקבוע פגישה, כל מה שאתה צריך לעשות הוא להפעיל את אפליקציית Google Chat ולפתוח את הצ'אט של האדם (או החדר) איתו אתה רוצה לקיים את הפגישה. לאחר מכן, הקש על סמל יומן Google מתחת לאזור ההקלדה כדי ליצור ולתזמן פגישה ביומן.
ברגע שתלחץ על סמל היומן בתחתית המסך, זה יעביר אותך לאפליקציית יומן גוגל עם פאנל קטן בתחתית המסך עם כמה פרטים. עליך לגרור ולהחליק מעלה את הלוח כדי לפתוח אותו במלואו ולחשוף פרטים נוספים.
לאחר החלקה למעלה, הגדר את התאריך והשעה של הפגישה. כדי לבחור את תדירות הפגישה, יש ללחוץ על 'אפשרויות נוספות'.
בחר 'לא חוזר' כתדירות הפגישה אם מדובר באירוע חד פעמי.
לאחר מכן, גלול מטה כדי לבחור מתי לקבל הודעה מיומן. לחץ על זמן ברירת המחדל שנבחר על ידי האפליקציה כדי לפתוח אפשרויות נוספות.
בחר מתי ברצונך לקבל הודעה. סימון כחול יוצג לצד האפשרות שנבחרה.
לאחר בחירת פרק הזמן המועדף, חזור לחלונית הראשית ולחץ על 'שמור ושתף'.
האפליקציה תשאל אותך אם תרצה להודיע לחברים על האירוע במייל לפני השמירה. לחץ על 'שמור ושתף' כדי לאשר.
הפגישות המתוזמנות מופיעות ביומן Google שלך כמו גם ב-Google Meet שבו הפגישה תתקיים בפועל.