כיצד להשתמש בחדר המתנה ב-Webex

יש חדרי המתנה בפגישות שלך כדי לשמור אותם מאובטחים וללא מטרדים

חדרי המתנה הם תכונה נחשקת ביותר במערכת האקולוגית של שיחות ועידה וירטואליות. הם שומרים על הפגישות שלך מכל תקלות אבטחה כמו אנשים לא רצויים שמפילים ומשבשים את הפגישה כולה. מידת האסון שזה יכול להיות התברר לחלוטין מוקדם יותר השנה בדמות הפצצות זום.

מאז, כל מארחי הפגישות, בין אם הם מארחים פגישות מקצועיות או חוגים, הבינו את חשיבותו של חדר המתנה.

מהו חדר המתנה?

חדר המתנה במערכת אקולוגית של פגישות וירטואלית הוא חיץ מסוגים. כל משתתפי הפגישה עוברים אותו לפני הכניסה לחדר הישיבות. למארח הפגישה יש שליטה מלאה על מי להתקבל לפגישה. בדרך זו, כל אורח לא קרוא לא יכול פשוט להיכנס לפגישה. כפי שאתה יכול לראות, הם מאוד פונקציונליים והכרחיים כדי להגן על הפגישות שלך.

כיצד להשתמש בחדר המתנה ב-Webex

משתמשי Webex ביקשו לנצח חדר המתנה או לובי בפגישות שבו המשתתפים יכולים לחכות לפני שיצטרפו לפגישה. בעבר, יכול היה להיות חדר המתנה בחדרי ישיבות אישיים, אך לא בפגישות מתוזמנות. אבל Webex Meeting גרסה 40.9 שינתה את זה.

כיצד להשתמש בחדר ההמתנה בחדר ישיבות אישי

לכל משתמש Webex יש חדר ישיבות אישי ב-Webex שיש לו קישור הניתן להתאמה אישית ולעולם לא פג תוקפו. זה ייחודי רק לך וזמין תמיד; אתה לא צריך להזמין אותו מראש כדי להשתמש בו. כל הפגישות המאולתרות שיש לך ב-Webex מתקיימות בחדר הישיבות האישי הזה.

כעת, כברירת מחדל, גם לפגישות בחדר אישי אין חדר המתנה. אבל אתה יכול להגדיר את ההגדרות שתהיה אחת. ל-Webex יש אפשרות לנעול את הפגישות. כאשר פגישה נעולה, כל המשתתפים שמנסים להצטרף אליה נכנסים ללובי במקום זאת. המארח יכול להכניס אותם אם הוא רוצה.

כדי לנעול פגישת חדר אישי, עבור לסרגל הכלים של הפגישה ולחץ על הסמל 'אפשרויות נוספות' (תפריט שלוש נקודות).

לאחר מכן, הפעל את המתג עבור האפשרות 'נעילת פגישה' מהתפריט.

כל משתתפים שיצטרפו לאחר נעילת הפגישה יצטרכו להמתין בלובי. תקבל הודעה על המסך שיש משתתפים ממתינים בלובי. לחץ עליו כדי להציג את הרשימה.

אתה יכול לקבל את כולם בלחיצה אחת על ידי בחירת כולם, או להכניס רק את המשתתפים שאתה רוצה להכניס. בחר את המשתתפים ולחץ על כפתור 'הוד'.

כעת, תצטרך לעשות זאת עבור כל פגישת חדר אישי שתרצה לנעול. אבל בהתחשב בכך שאתה תהיה הראשון בפגישה מכיוון שהיא מאולתרת, זו לא כל כך בעיה. פתרון זה מושלם עבור אנשים שאולי לא ירצו חדר המתנה בכל פגישה.

אבל עבור אנשים שרוצים את פונקציונליות חדר ההמתנה כברירת מחדל בכל הפגישות, יש דרך אחרת. הגדרת ההגדרה הקטנה הזו נועלת אוטומטית כל פגישת חדר אישי ברגע שהיא מתחילה.

עבור אל webex.com והיכנס למרחב הפגישות שלך ב-Webex. מתפריט הניווט בצד שמאל, לחץ על 'העדפות'.

לאחר מכן, עבור אל 'החדר האישי שלי'.

הגדרות החדר האישיות שלך ייפתחו. גלול מטה אל ההגדרה 'נעילה אוטומטית'. לאחר מכן לחץ על תיבת הסימון שלצדה כדי לבחור בה.

כאשר תבחר בו, התפריט הנפתח של זמן יהפוך לאפשרי לחיצה. לחץ עליו ובחר '0' מהאפשרויות.

לאחר מכן לחץ על כפתור 'שמור'.

כעת לכל חדרי הישיבות האישיים שלך יהיה חדר המתנה כברירת מחדל.

הערה: כדי להיות מסוגל להכניס אנשים מהלובי לפגישה נעולה, עליך להשתמש באפליקציית Webex Meetings לשולחן העבודה, באפליקציית Webex Teams לשולחן העבודה או במכשיר רשום בחדר או בשולחן העבודה של Cisco Webex בענן. אחרת, לא תוכל להכניס אנשים מבלי לפתוח את הפגישה.

כיצד להשתמש בחדר המתנה עם פגישה מתוכננת

עבור פגישות מתוכננות, חדר המתנה חשוב במיוחד. אם משתתפים אחרים מגיעים לפני המארח, הם צריכים להיות בחדר ההמתנה שממנו המארח יכול להכניס אותם.

אבל בעבר, לא יכולת לקבל את פונקציונליות חדר ההמתנה הזו בפגישה מתוכננת ב-Webex. כל המשתתפים שהגיעו לפני המארח לא יכלו להצטרף לפגישה כלל אם הפגישה הייתה נעולה. הם נאלצו לרענן ולנסות להצטרף שוב לפגישה לאחר שהמארח הגיע. כפי שאתה יכול לדמיין, זה לא אינטואיטיבי בכלל. כיצד אמור משתתף לדעת על הגעתו של המארח לפגישה?

אבל מ-Webex 40.9 ואילך, אתה יכול לקבל חדר המתנה לאורחים בפגישות מתוזמנות. אורחים הם משתמשים שאינם מחוברים לחשבונות Webex שלהם או משתמשים חיצוניים שאין להם חשבון Webex באתר שלך. אז כל האורחים שיגיעו לפני המארח יאלצו להמתין בחדר הישיבות. אבל כל חברי ארגון שיגיעו לפני המארח יוכלו להצטרף ישירות.

עבור אל webex.com והיכנס לחלל הפגישות שלך. לאחר מכן, עבור אל 'פגישות' מתפריט הניווט בצד שמאל.

לחץ על הלחצן 'תזמן' כדי לקבוע פגישה חדשה.

לחלופין, תוכל גם לערוך פגישה שתוזמנה בעבר עם ההגדרות החדשות. פתח את הפגישה ולחץ על כפתור 'ערוך'.

לאחר מכן, לאחר תזמון הפגישה כפי שהיית עושה, גלול מטה ולחץ על 'הצג אפשרויות מתקדמות'.

כמה אפשרויות יתרחבו מתחתיו. לחץ על 'אפשרויות תזמון'.

באפשרויות תזמון, עבור אל 'פגישות לא נעולות'. הגדרת ברירת המחדל עבור אפשרות זו מוגדרת ל'אורחים יכולים להצטרף לפגישה'. לחץ על לחצן הבחירה של 'אורחים ממתינים בלובי עד שהמארח יקבל אותם' כדי לבחור בו.

עכשיו, בדיוק כמו עם ההגדרות של חדר הישיבות האישי שלך, תראה את האפשרות 'נעילה אוטומטית'. זה עשוי להוביל אותך לתהות מדוע אתה פשוט לא יכול לנעול את הפגישה כדי לאפשר את חדר ההמתנה כמו בחדרי ישיבות אישיים.

עצם נעילת הפגישה מבלי להפעיל את ההגדרה הקודמת לא תיצור חדר המתנה לאורחים שיגיעו לפני המארח. במקום זאת, הם ייכנסו ישירות לפגישה. אז הפעלת האפשרות הקודמת חשובה. אבל חשוב גם לזכור שזה יוצר חדר המתנה רק עד שהצטרפת לפגישה. כדי ליצור חדר המתנה לאחר, עליך לנעול את הפגישה.

כעת, אתה יכול להפעיל את 'נעילה אוטומטית' בזמן תזמון הפגישה, או שאתה יכול לנעול את הפגישה מסרגל הכלים של הפגישה לאחר שהצטרפת לפגישה; זה לגמרי תלוי בך. ברגע שהפגישה תינעל, כל המשתתפים, האורחים וחברי הארגון כאחד יצטרכו לעבור דרך חדר ההמתנה.

לבסוף, לחץ על הלחצן 'שמור' או 'תזמון'.

עבור פגישות מתוזמנות, אין אפשרות גנרית שתיצור חדר המתנה לכל פגישה. תצטרך לבצע את השלבים האלה עבור כל פגישה שתקבע.

חדרי המתנה בפגישה וירטואלית חשובים ביותר כדי למנוע תקלות. ולמרות שאתה יכול לקבל חדר המתנה בפגישות Webex, המכניקה לא כל כך פשוטה וישירה. אבל ברגע שאתה יודע איך לעשות, אתה יכול להבטיח שהפגישות שלך מאובטחות כפי שהן אמורות להיות.