כיצד לבדוק איות באקסל

אתה יכול לבדוק אם יש שגיאות כתיב בתא בודד, במספר תאים, בגליון עבודה שלם, במספר גליונות עבודה או בחוברת העבודה כולה של Excel.

רוב האנשים יודעים על תכונות בדיקת האיות והתיקון האוטומטי של Microsoft Word ו-Powerpoint, אבל האם אתה יודע ש-MS Excel מקל גם על פונקציונליות בדיקת האיות. זה לא חזק ומתקדם כמו של Word, אבל הוא מציע פונקציות בסיסיות של בדיקת איות. זה מאפשר לך לבדוק את האיות של מילים בתאים של גליונות עבודה ולוודא שהגליונות שלך נקיים מטעויות.

בניגוד ל-Microsoft Word ו-PowerPoint, Excel אינו בודק אוטומטית בעיות דקדוק או בודק את האיות שלך בזמן ההקלדה (על ידי הדגשתן באדום). MS Excel יודיע לך על שגיאות כתיב רק כאשר אתה מפעיל את פונקציונליות בדיקת האיות באופן ידני. כמו כן, Excel לא בודק שגיאות דקדוק.

לרוב, אנו מתעלמים משגיאות הכתיב באקסל, מכיוון שאנו עובדים לעתים קרובות עם מספרים ונוסחאות. אבל לפעמים, אתה צריך לבדוק אם עשית שגיאות כתיב כלשהן בעת ​​יצירת דוחות ומערכי נתונים שעשויים לכלול טקסטים כגון תוויות עמודות ושורות או בגליון עבודה שלם. נלמד כיצד לבצע בדיקת איות בתא בודד, במספר תאים, בגליון עבודה שלם, במספר גליונות עבודה בבת אחת, או בחוברת העבודה כולה.

כיצד לבצע בדיקת איות באקסל

אתה יכול בקלות לבצע בדיקת איות בתוך Microsoft Excel על ידי ביצוע השלבים הבאים:

ישנן שתי דרכים להפעיל את תכונת בדיקת האיות ב-Excel: אתה יכול לגשת לכלי מהרצועה של Excel או באמצעות קיצור המקלדת.

ראשית, פתח גיליון אלקטרוני עם כמה שגיאות כתיב ובחר תא כלשהו. עבור ללשונית 'סקירה', לחץ על כפתור 'איות' בצד שמאל בקבוצת ההגהה של רצועת Excel.

לחלופין, אתה יכול גם ללחוץ על מקש הפונקציה קיצור המקלדת F7 כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח 'איות'. אם תבחר תא בודד בגיליון האלקטרוני, Excel יבדוק אוטומטית אם יש שגיאות כתיב בכל הגיליון האלקטרוני הנוכחי.

כך או כך, זה יפתח את תיבת הדו-שיח איות. Excel יתחיל לבדוק שגיאות איות בגליון העבודה שלך ויספק הצעות לאיתות נכונה.

בתיבת הדו-שיח 'איות', בחר הצעה מהתיבת 'הצעות:' ולחץ על הלחצן 'שנה' כדי לתקן את שגיאת האיות של המילה. לאחר תיקון האיות, הוא יעבור לשגיאה הבאה. תיבה זו תופיע רק עבור התאים עם מילים באיות שגוי. כאן, נבחר את המילה הראשונה 'הסתברות' מרשימת ההצעות כדי להחליף את המילה שגויה 'הסתברות' ונלחץ על כפתור 'שנה'.

לאחר תיקון כל האיות, Excel יראה לך את 'בדיקת האיות הושלמה'. הודעת אתה מוכן ללכת. לחץ על 'אישור' בתיבת ההנחיות כדי להמשיך.

Excel יציג לך את תיבת הדו-שיח איות רק אם נמצאו שגיאות כלשהן בגיליון. אם לא נמצאה שגיאה, Excel יציג לך את אותה הודעה לעיל.

אם תכונת בדיקת האיות אינה פועלת (כלומר, הלחצן 'איות' תחת הכרטיסייה סקירה אפור.), זה כנראה בגלל שהגיליון האלקטרוני שלך מוגן. 'בטל את ההגנה' על גליון העבודה שלך לפני בדיקת שגיאות כתיב.

אפשרויות שונות של תיבת דו-שיח איות

לפני שנלמד כיצד לבצע בדיקת איות עבור תאים, גליונות עבודה שלמים, גליונות עבודה מרובים או חוברת העבודה כולה, עלינו להבין את האפשרויות השונות בתיבת הדו-שיח 'איות' וכיצד להתאים אותן אישית. עליך לבחור את האפשרויות המתאימות בעת תיקון מילים.

להלן חלק מהפונקציות שתראה בתיבת הדו-שיח איות:

• התעלם פעם אחת - כאשר בדיקת האיות נתקלת במילה שהיא מזהה כשגיאה, והמילה למעשה נכונה למטרות שלך, לחץ על הלחצן 'התעלם פעם אחת' כדי להתעלם מההצעה הנוכחית של שגיאת בדיקת האיות. לְמָשָׁל. שמות, כתובות וכו'.
• התעלם מהכל – לחץ על אפשרות זו, אם ברצונך להתעלם מכל המופעים של המילים הנוכחיות שגוי איות ולשמור על הערכים המקוריים. לדוגמה, אם אותו השם יחזור על עצמו מספר פעמים, לחיצה על אפשרות זו תדלג על כל המילים הללו מבלי לשנות אותן ותחסוך לך זמן.
• הוסף למילון - אם אקסל מתייחס למילה הנוכחית כשגיאה, אבל זו מילה נכונה וזו שבה אתה משתמש לעתים קרובות למדי, אז אתה יכול להוסיף את המילה האייתית הזו למילון Microsoft Excel, כל עוד נעשה שימוש נכון במילה. זה יהפוך את המילה לחלק ממילון MS ולא תסומן כשגיאה בעתיד בכל חוברת עבודה כמו גם במוצרי Microsoft אחרים.
• שינוי - כאשר מזוהה שגיאת בדיקת איות, Excel יציג לך רשימה של הצעות. בחר באחת מהמילים המוצעות ולחץ על כפתור זה כדי להחליף את המילה שגויה באיות הנוכחית במילה הנכונה.
• שנה הכל – אפשרות זו תחליף את כל המופעים של מילה שגויה, כמו גם את המילה הנוכחית בהצעה שנבחרה.
• תיקון אוטומטי – לחיצה על אפשרות זו תאפשר לאקסל לתקן את המילה שגויה באופן אוטומטי עם ההצעה שבחרת. כמו כן, הוא יוסיף את המילה לרשימת התיקון האוטומטי, כלומר אם תקליד את אותה מילה שגויה באיות בעתיד, Excel ימיר זאת אוטומטית להצעה שנבחרה.
• שפת מילון - ניתן לשנות את שפת מילון Excel באמצעות תפריט נפתח זה.
• אפשרויות - כפתור זה יעביר אותך ל'אפשרויות Excel' שם תוכל לסקור או לשנות את הגדרות ברירת המחדל של בדיקת האיות בהתאם.
• בטל אחרון – לחץ על כפתור זה כדי להפוך את הפעולה האחרונה שלך.

התאמה אישית של ההגדרות של בדיקת איות של Excel

אם ברצונך לשנות את הגדרות ברירת המחדל של בדיקת האיות ב- Excel, לחץ על 'אפשרויות' בתיבת הדו-שיח 'איות' או עבור ללשונית 'קובץ' ולחץ על 'אפשרויות'.

בלשונית הגהה של אפשרויות Excel, תמצא את הגדרות ברירת המחדל של בדיקת האיות אותן תוכל להתאים אישית לפי הצרכים והדרישות שלך.

Excel מתעלם ממילים שהן באותיות גדולות (HEETHEN), טקסט המכיל מספרים (Rage123), כתובות IP/קבצים או קודי אינטרנט והן לא ייחשבו כטעות. כמו כן, הוא מסמן את המילים החוזרות כשגיאה. לדוגמה, אם אתה מקליד "תגיד שלום לחבר הקטן שלי", זה יסמן, ה'אל' הנוסף כשגיאה. אתה יכול להפעיל או להשבית אפשרויות אלה אם תרצה.

אם ברצונך להוסיף או לערוך את מילון Excel, לחץ על האפשרות 'מילון מותאמים אישית'.

לאחר מכן, כדי לערוך את רשימת המילים במילונים המותאמים אישית, בחר את 'CUSTOM.DIC' תחת רשימת מילונים ולחץ על הלחצן 'ערוך רשימת מילים...'.

הזן את המילה שברצונך להוסיף למילון בשדה 'מילים:' ולחץ על 'הוסף'. אם ברצונך להסיר מילה שכבר נוספה מהרשימה, בחר מילה ולחץ על 'מחק' או 'מחק הכל' כדי להסיר את כל המילים. לאחר מכן, לחץ על 'אישור' פעמיים כדי לסגור את שתי תיבות הדו-שיח.

כמו כן, כל מילה שנוספה למילונים המותאמים אישית לא תסומן כשגיאה במוצרים אחרים של Microsoft. אם הוספת מילה למילון המותאם אישית באקסל, היא לא תיחשב כשגיאה ב-Word או ב-Powerpoint ולהיפך.

אם ברצונך לשנות את הגדרות התיקון האוטומטי, לחץ על 'אפשרויות תיקון אוטומטי' באפשרויות Excel.

כאן, אתה יכול להתאים אישית את הגדרות התיקון האוטומטי.

בעת הקלדה, לעתים קרובות אתה עלול לאיית כמה מילים כמה פעמים בגליון העבודה שלך. אתה יכול לתקן את הטעויות האלה על ידי הוספת מילים אלה לרשימת התיקון האוטומטי שלך. בדרך זו, Excel יתקן אוטומטית מילים אלו בזמן הכתיבה.

כדי לעשות זאת, הזן את המילה שגויה באיות בקטע 'החלף' ובחר את המילה הנכונה מהרשימה למטה או הזן אותה בקטע 'עם'. לאחר מכן, לחץ על 'אישור' כדי להגיש בקשה.

בדיקת איות של תא/טקסט בודד באקסל

Excel מאפשר לך לבדוק ערך תא בודד (Word) עבור שגיאות כתיב.

כדי לבדוק את האיות של כל תא בודד במסמך Excel, בחר את התא ולחץ עליו פעמיים או הקש F2 כדי להיכנס למצב עריכה. ודא שאתה במצב עריכה בתא. אם אתה במצב עריכה, תציג את סמן הטקסט בתא ואת 'ערוך' בשורת המצב בפינה השמאלית התחתונה של חלון Excel (כפי שמוצג להלן).

לאחר מכן, לחץ על הלחצן 'איות' בלשונית סקירה או הקש F7.

אם Excel ימצא שגיאות איות כלשהן, הוא יציג את תיבת ההצעות אחרת היא תציג הודעה עם ההודעה "בדיקת האיות הושלמה".

בחר את המילה הנכונה ולחץ על 'שנה' כדי לתקן את האיות. לאחר מכן, לחץ על 'אישור' בתיבת הדו-שיח השלמה של בדיקת האיות.

בדיקת איות מספר תאים/מילים בגליון עבודה בודד

אם ברצונך לבצע בדיקת איות של תאים מרובים יחד, תוכל לעשות זאת על ידי בחירת התאים הללו בלבד ושימוש בתיבת הדו-שיח 'איות'. שיטה זו שימושית כאשר ברצונך לדלג על עמודת השם או הכתובת מבדיקת שגיאות מכיוון ששמות וכתובות מסומנים בדרך כלל כשגיאות כתיב.

ראשית, בחר את התאים או הטווחים או העמודות או השורות שברצונך לבדוק איות. אם אתה בוחר תאים סמוכים, אתה פשוט משתמש בגרירת העכבר או במקשי Shift + חצים כדי לבצע את הבחירה.

אם ברצונך לבחור תאים שאינם סמוכים (תאים שאינם צמודים זה לזה), תוכל ללחוץ לחיצה ארוכה על מקש Ctrl וללחוץ על התאים שברצונך שייבחרו. אם יש לך מספר רב של תאים לבחור, הקש ושחרר את Shift + F8 ולאחר מכן לחץ על כמה תאים שתרצה לבחור אותם. לאחר מכן, הקש שוב על Shift + F8 כדי לכבות את מצב הבחירה.

לאחר שבחרת את התאים, עבור ללשונית 'סקירה' ובחר 'איות' ברצועת הכלים או הקש F7.

תיבת הדו-שיח 'איות' תופיע עם כמה הצעות להחלפת המילה השגויה הראשונה (אם Excel נמצא) בתאים או בטווחים שנבחרו.

לאחר מכן, בחר את ההצעה הנכונה, לחץ על האפשרות 'שנה' או השתמש ב'תיקון אוטומטי' כדי לבחור אוטומטית את האיות הנכון ולעבור למילה השגויה הבאה.

לחלופין, אתה יכול גם ללחוץ על 'התעלם פעם אחת' כדי לדחות את ההצעה ולעבור למילה הבאה שגויה באיות.

לאחר תיקון המילה השגויה הראשונה, היא תציג בפניכם הצעות למילה השגויה הבאה באותה תיבת דו-שיח. בחר את האפשרויות המתאימות לתיקון השגיאה. באופן דומה, אתה יכול לתקן את כל המילים שגוי איות, אחת אחת.

לאחר שתוקנו כל המילים שגוי האיות, תראה את ההודעה 'הצלחה'.

בדוק איות את כל גליון העבודה

לבדיקת איות של גליון עבודה שלם באקסל, בחר כל תא בגליון העבודה שברצונך לבדוק או לחץ על הכרטיסייה של גליון העבודה שבו תרצה להפעיל את בדיקת האיות, ולחץ על האפשרות 'איות' (או הקש F7 ) בכרטיסייה 'סקירה'.

Excel יתחיל לבדוק אם יש שגיאות ויציע הצעות לתקן אותן.

כאשר אתה מפעיל את בדיקת האיות, הוא בודק איות מהתא שנבחר כעת ואילך עד סוף גליון העבודה. אם תבחר בתא A1, Excel יתחיל לבדוק את כל התאים בשורה הראשונה (משמאל לימין), לאחר מכן יעבור לשורה השנייה ותבדוק את כל התאים בשורה השנייה (משמאל לימין) ולאחר מכן יעבור ל- שורה שלישית וכן הלאה.

לדוגמה, אם תבחר A4, הוא פשוט יעבור דרך כל התאים של שורה 4 (אופקי) ואז שורות מתחתיה. לאחר בדיקת כל התאים לאחר A4, Excel יציג לך תיבת הנחיה, "האם אתה רוצה להמשיך לבדוק בתחילת הגיליון?". לחץ על 'כן' כדי להמשיך בבדיקת האיות מההתחלה כפי שמוצג להלן.

בדיקת איות של גיליונות מרובים בבת אחת

ב-Excel, אתה יכול לבדוק איות עבור גליונות עבודה מרובים יחד. כך:

כדי לבדוק את האיות עבור גליונות העבודה המרובים, לחץ והחזק את מקש Ctrl ובחר את כרטיסיות הגיליון המרובות שברצונך לבדוק. התחל בדיקת איות על ידי לחיצה על כפתור 'איות' מתחת לכרטיסייה 'סקירה' או לחיצה על F7.

זה יתחיל את תהליך בדיקת האיות, ואחת אחת, כל השגיאות יופיעו בתיבת הדו-שיח.

בחר אפשרויות מתאימות כדי לתקן את כל השגיאות ותיבת דו-שיח תבקש להודיע ​​לך עם הודעת אישור.

בדוק איות את כל גליונות העבודה בחוברת עבודה בבת אחת

אם יש לך גליונות עבודה רבים בחוברת העבודה שלך, אתה יכול בקלות לבדוק את כולם במכה אחת.

כדי לבדוק איות את כל גליונות העבודה בחוברת עבודה, לחץ לחיצה ימנית על הכרטיסייה של גיליון עבודה כלשהו ובחר 'בחר את כל הגיליונות' מתפריט ההקשר.

פעולה זו תבחר את כל גליונות העבודה בחוברת העבודה שלך. לאחר מכן, הקש F7 או לחץ על כפתור 'איות' מתחת לכרטיסיית הסרט סקירה. כאשר כל גליונות העבודה נבחרים, כל הכרטיסיות יוצגו עם רקע לבן, כפי שמוצג להלן.

כעת Excel יבדוק את כל גליונות העבודה בחוברת העבודה.

בדיקת איות מילים בנוסחה

אם תנסה לבדוק טקסט שהוא חלק מהנוסחה, זה לא יעבוד ובדיקת האיות חוזרת לתחילת גליון העבודה. אתה יכול לבדוק רק טקסט שנמצא בתוך המעטפת של הנוסחה במצב עריכה.

אם ברצונך לבדוק את האיות של המילים בנוסחה, לחץ פעמיים על התא עם הנוסחה או בחר את המילים בתוך הנוסחה בשורת הנוסחה. לאחר מכן, הקש F7 או לחץ על הלחצן 'איות' מתחת לכרטיסיית רצועת הסרט כדי להפעיל את בדיקת האיות.

הדגש שגיאות כתיב באמצעות מאקרו Excel VBA

אתה יכול אפילו להשתמש במאקרו של Excel כדי למצוא ולהדגיש את המילים שגוי איות בגליון העבודה הנוכחי. לשם כך, עליך ליצור מאקרו בעורך VBA. כך תעשה זאת:

ראשית, פתח את גליון העבודה שבו תרצה להדגיש את המילים שגוי איות. לאחר מכן, לחץ על הלחצן 'Visual Basic' מתחת לכרטיסייה 'מפתח' או הקש על מקש הקיצור Alt + F11 כדי לפתוח את עורך Excel VBA.

בעורך Microsoft VBA, לחץ על תפריט 'הוסף' ובחר באפשרות 'מודול'.

לאחר מכן, העתק והדבק את הקוד הבא בעורך המודול:

Sub ColorMispelledCells() עבור כל cl ב-ActiveSheet.UsedRange אם לא Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) ואז _ cl.Interior.ColorIndex = 8 הבא cl End Sub

לאחר הדבקת הקוד לחץ על כפתור 'הפעלה' בסרגל הכלים או הקש על מקש 'F5' כדי להפעיל את המאקרו.

לאחר הפעלת המאקרו, בדוק את גליון העבודה שלך. וכל התאים עם מילים באיות שגוי היו מודגשים כפי שמוצג להלן.

זה כל מה שאתה צריך לדעת על בדיקת איות באקסל.