שתף את היומן שלך עם אנשים אחרים כדי למנוע התנגשויות תזמון.
לוחות שנה דיגיטליים הם חלק חשוב מהיום שלנו. הם עוזרים לשמור על רמה מסוימת של שלווה ושפיות בחיינו ועוזרים לנו לתמרן בין המינויים השונים שלנו. סביר להניח שאנשים שמשתמשים ב-Outlook עבור דואר אלקטרוני משתמשים גם ביומן כדי לנהל את לוחות הזמנים שלהם.
אבל האם ידעת שאתה יכול לשתף את היומן שלך גם ב-Outlook? שיתוף היומן שלך עם עמיתים מבטיח שלא תצטרך לשתף ידנית כל פרט קטן בלוח הזמנים שלך איתם כשאתה עסוק. הם יכולים פשוט לראות בעצמם.
בין אם זה עמית שצריך להיות מסוגל לעקוב אחריך או עוזר שפשוט לא צריך לראות את היומן שלך אלא גם לבצע בו שינויים, Outlook מקל מאוד לשתף אותו איתם. ועם רמות שונות של הרשאה, אתה יכול לוודא את מידת הגישה שכל אדם מקבל. אז בואו נתחיל.
שיתוף לוח שנה באפליקציית שולחן העבודה של Outlook
אתה יכול לשתף את היומן שלך מאפליקציית Outlook או מהאינטרנט של Outlook. אם אתה משתמש באפליקציית Outlook, פתח את אפליקציית שולחן העבודה ועבור לחלונית הניווט בצד שמאל. לאחר מכן, לחץ על 'לוח שנה' כדי לעבור מדואר ליומן.
מסרגל התפריטים 'בית', עבור אל 'שתף יומן'.
לאחר מכן, בחר את היומן שברצונך לשתף (אם יש לך מספר) מהתפריט הנפתח. או לחץ על האפשרות היחידה שמוצגת למקרה שיש לך רק אחת.
תיפתח תיבת דו-שיח עבור מאפייני לוח שנה. עבור לכרטיסייה 'הרשאות'.
לחץ על הלחצן 'הוסף' כדי להוסיף אנשים שיכולים לראות את היומן שלך.
תיבת הדו-שיח 'הוסף משתמשים' תיפתח. בחר את המשתמשים שברצונך להוסיף אחד אחד ולחץ על כפתור 'הוסף' בפינה השמאלית התחתונה לאחר בחירת כל משתמש. לאחר מכן, לחץ על 'אישור'.
האנשים שהוספת יופיעו תחת התיבה 'שיתוף כרגע' עם רמת ההרשאה המוגדרת כברירת מחדל. כדי לשנות את סוג הגישה, בחר את שמם ולחץ על סוג הגישה שתרצה שתהיה להם מהאפשרויות המפורטות למטה. ישנן חמש רמות הרשאה: 'יכול להציג כשאני עסוק', 'יכול להציג כותרות ומיקומים', 'יכול להציג את כל הפרטים', 'יכול לערוך' ו'האצלה'. בחר את רמת ההרשאה המתאימה לכל משתמש.
לאחר מכן, לחץ על 'אישור' כדי לשמור את ההגדרות.
שיתוף לוח שנה מ-Outlook Web
משתמשי האינטרנט של Outlook צריכים לעבור אל outlook.com ולהיכנס לחשבון שלהם. לאחר מכן, עבור לחלק התחתון של סרגל הניווט משמאל ולחץ על כפתור 'יומן' כדי לעבור מדואר ליומן.
לחץ על כפתור 'שתף' בפינה השמאלית העליונה של המסך. מכיוון של-Outlook web אין גישה למספר חשבונות בו-זמנית, אינך צריך לבחור לוח שנה לשיתוף כמו באפליקציית שולחן העבודה של Outlook.
תיבת הדו-שיח 'שיתוף והרשאות' תיפתח. הזן כתובת דוא"ל או שם איש קשר של האדם שאיתו אתה רוצה לשתף את היומן. לאחר מכן, בחר את שמם מהתפריט הנפתח.
הגדרת ברירת המחדל של הרשאות תופיע ליד שמם. כדי לשנות אותו, בחר את רמת ההרשאה שלהם מהתפריט הנפתח.
לבסוף, לחץ על כפתור 'שתף'.
פתיחת לוח שנה משותף
כאשר מישהו משתף איתך יומן, תקבל הזמנה באימייל. לחץ על הלחצן 'קבל' בדוא"ל כדי להוסיף אותו ליומנים שלך.
לאחר מכן, עבור אל יומן הדואר. מחלונית הניווט בצד שמאל, גלול מטה עד שתמצא את האפשרות 'יומנים משותפים'. לחץ עליו כדי להרחיב את האפשרויות.
היומנים שיש לך כרגע גישה אליהם יופיעו. לחץ על זה שאתה רוצה להציג.
זה ייפתח בכרטיסייה נפרדת מהיומן שלך. אתה יכול להציג את שני היומנים בשכבת-על, למקרה שתרצה להשוות לוחות זמנים. לחץ על הלחצן 'הצג במצב שכבת על'.
היומן יהיה מרובד על לוח השנה שלך.
שיתוף לוחות שנה וצפייה ביומן שמישהו שיתף איתך הוא קל ככל האפשר ב-Outlook. עם תכונה זו, אתה יכול לוודא שלא תהיה טרחה בכל בעיות זמינות אי פעם.