כיצד להדפיס תוויות מאקסל

אם ברצונך להדפיס תוויות דואר מרשימת כתובות שאתה שומר בגיליון אלקטרוני של Excel, תוכל להשתמש בתכונת מיזוג הדואר של Microsoft Word

Microsoft Excel הוא המקום האידיאלי לאחסון פרטי הקשר והכתובות של לקוחות. ניתן לארגן בקלות רשימת תפוצה/רשימת כתובות באקסל. אבל הדפסת תוויות דיוור, מעטפות, כרטיסי ברכה או כל דבר אחר עלולה להיות עבודה קשה.

נניח שאתה רוצה לשלוח דיוור המוני לרשימת תפוצה שאתה מחזיק בגיליון אלקטרוני של Excel, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא באמצעות תכונת מיזוג הדואר של Microsoft Word. על ידי יצירת מסמך מיזוג דואר ב-Microsoft Word, וקישור זה לגיליון עבודה של Excel, תוכל למשוך את הנתונים מרשימת ה-Excel לתוך תוויות הניתנות להדפסה לצורך דיוור.

כיצד ליצור תוויות דואר בוורד מגיליון אקסל

עם התכונה מיזוג דואר של Microsoft Word, אתה יכול ליצור גיליון של תוויות דיוור מגיליון Excel שתוכל להדפיס. אם אינך יודע כיצד להדפיס בהמונית את התוויות שלך מ- Excel, קרא את המדריך שלב אחר שלב זה.

הכן את רשימת התפוצה שלך באקסל

כדי ליצור ולהדפיס את תוויות הדיוור, ראשית, עליך להגדיר את גליון העבודה שלך כראוי. הקלד את כותרת העמודה בתא הראשון של כל עמודה ומלא את המידע המתאים מתחת לכותרות העמודות הללו. מכיוון שאנו רוצים ליצור תוויות דיוור, צור עמודה עבור כל אלמנט שברצונך להוסיף לתוויות (כמו שם פרטי, שם משפחה, כתובת וכו').

לדוגמה, אם אתה מתכוון ליצור תוויות דיוור מגיליון Excel, כנראה שיהיו לו פרטי הקשר הבסיסיים האלה (ככותרות עמודות):

• שם פרטי
• שם משפחה
• כתובת רחוב
• עִיר
• מדינה
• מיקוד

ראה את צילום המסך למטה:

כאשר אתה מזין נתונים ב-Excel, חלק את המידע לעמודות בודדות. לדוגמה, במקום ליצור עמודת שם בודדת, פצל את השם לעמודות נפרדות כגון כותרת, שם פרטי, שם אמצעי, שם משפחה, מה שיקל על מיזוג נתונים עם מסמך Word.

כאשר אתה מזין נתונים, ודא שגליון העבודה שלך אינו מכיל שורות או עמודות ריקות. שמור את גליון העבודה לאחר שתסיים להזין נתונים.

תן שם לרשימת התפוצה

לאחר שיצרת את מערך הנתונים, תן שם לנתונים המוצגים בגליון העבודה. לעשות את זה,

בחר את רשימת הכתובות בגיליון האקסל, כולל הכותרות. לאחר מכן, עבור ללשונית 'נוסחאות' ולחץ על 'הגדר שם' מקבוצת השמות המוגדרים.

תיפתח תיבת דו-שיח חדשה, הזן את השם בתיבת 'שם' ולחץ על 'אישור'. אם השם כולל יותר ממילה אחת, הוסף קו תחתון (_) ביניהם (אין רווח או מקף).

אשר את פורמט הקובץ

תצטרך לחבר את מסמך Word לגיליון העבודה של Excel המכיל רשימת דיוור כדי להדפיס את התוויות שלך. אם אתם מחברים את Word לאקסל בפעם הראשונה, תצטרכו להפעיל פורמט המרה שיאפשר לכם להמיר קבצים בין שתי תוכנות מיקרוסופט.

לשם כך, ראשית, פתח את תוכנית Microsoft Word. לחץ על הכרטיסייה 'קובץ' ובחר 'אפשרויות' בתחתית החלונית השמאלית.

חלון 'אפשרויות Word' חדש ייפתח. בתוך זה, לחץ על 'מתקדם בחלונית השמאלית' וגלול מטה לקטע 'כללי'. סמן את האפשרות 'אשר המרת פורמט קובץ בפתיחה' ולחץ על 'אישור'. זה יאפשר לך לייבא נתונים מאקסל בקלות.

הגדר את מסמך מיזוג הדואר ב-Word

לאחר מכן, עליך להגדיר את מסמך התווית הראשי ב-MS Word עבור תוויות הדיוור שברצונך להוסיף.

פתח מסמך Word ריק. עבור אל 'דיוור' ולחץ על הסמל 'התחל מיזוג דואר'. לאחר מכן, האפשרות 'תוויות' מהתפריט הנפתח.

אתה יכול גם לבחור באפשרות 'אשף מיזוג דואר שלב אחר שלב' שתדריך אותך בתהליך.

חלון הדו-שיח 'אפשרויות תווית' יופיע, כאן תוכל לבחור את ספק התווית ומספר המוצר שלך. אנו בוחרים ביצרן התוויות 3M כספק שלנו מכיוון שזה המותג שבו אנו משתמשים. אבל אם אתה משתמש בספק מסוים, למשל. אייברי, אז אתה יכול לבחור אותם במקום.

לאחר מכן, לחץ על כפתור 'פרטים' בפינה השמאלית התחתונה של חלון אפשרויות התווית ותיבת דו-שיח חדשה תיפתח. כאן תוכל לשנות את השוליים, הגובה, הרוחב, הגובה והגודל של התווית. לחץ על 'אישור' לאחר ביצוע השינויים.

כעת, דף Word יופיע כך:

חבר את גליון העבודה לתוויות של Word

כעת, הגדרת תוויות ריקות ב- Microsoft Word כדי לקבל מידע מ- Excel. לאחר מכן, עליך לחבר את מסמך הוורד לגיליון העבודה המכיל את רשימת התפוצה/כתובות שלך כדי להעביר את הנתונים לתוויות שלך.

עבור ללשונית 'דיוור' במסמך Word, ובחר באפשרות 'בחר נמענים'. בתפריט הנפתח, לחץ על האפשרות 'השתמש ברשימה קיימת'.

נווט אל הגיליון האלקטרוני של Excel עם רשימת התפוצה בחלון בחר מקור נתונים, בחר את הקובץ ולחץ על 'פתח'.

אם אתה רואה תיבת דו-שיח Confirm Data Source, בחר את 'OLE DB Database Files' ולחץ על הלחצן 'OK'.

חלון מוקפץ נוסף בשם Select Table יופיע. אם נתת שם לרשימת הכתובות שלך (Customer_Mailing_List), בחר אותה ולחץ על 'אישור'. אם לא, בחר את גליון העבודה המכיל את הרשימה שלך ולחץ על 'אישור'.

כפי שאתה יכול לראות, מסמך המילה מלא כעת בתוויות כתובת שאומרות "«הרשומה הבאה»".

ערוך רשימת נמענים עבור מיזוג דואר

לחץ על האפשרות 'ערוך רשימת נמענים' בלשונית 'דיוור'.

חלון 'מיזוג דואר נמענים' יופיע עם רשימה של כל הנמענים מרשימת הכתובות שלך. הכל ייבחר כברירת מחדל. כאן תוכל למיין, לסנן, להוסיף או להסיר נמענים מהרשימה שלך.

נקה את תיבת הסימון שליד שמות הנמענים שאינך מעוניין בתוויות שלך.

הוסף שדות מיזוג דואר

כעת, עליך להוסיף שדות מיזוג דואר למסמך לפני שתוכל לסיים את המיזוג. כאשר אתה מוסיף שדות מיזוג דואר לתוויות שלך, שדות אלה יהפכו למצייני מיקום עבור כותרות העמודות בגליון העבודה שלך. לאחר ביצוע המיזוג, מצייני המיקום יוחלפו בנתונים מרשימת התפוצה שלך ב-Excel.

כדי להוסיף שדות מיזוג דואר, לחץ על 'גוש כתובת' מקבוצת שדות כתיבה והוספה בלשונית דיוור.

כאן, אתה יכול לציין את הפורמט המתאים ששם הנמען יופיע על התווית. אתה רואה תצוגה מקדימה של דפוס הכתובת שנבחר בקטע 'תצוגה מקדימה'. לחץ על 'אישור' כדי להוסיף את השדות.

אם החלקים של בלוק הכתובות שלך חסרים או אינם תואמים לפורמט הכתובת שנבחר, פירוש הדבר שכותרות העמודות של רשימת הכתובות שלך ב-Excel משתנות משדות ברירת המחדל של מיזוג הדואר של Word. לחץ על הלחצן 'התאם שדות' כדי להתאים את השדות הנכונים לשדות הנדרשים עבור בלוק הכתובות.

בחלון 'שדות התאמה', בדוק אם השדות הנדרשים עבור בלוק הכתובת תואמים לעמודה בחוברת העבודה שלך. אם לא, לחץ על הלחצן הנפתח לצד השדה הנדרש והתאם אותו לכותרת עמודה בקובץ ה-Excel שלך. לאחר שתסיים, לחץ על 'אישור'.

כעת, '«AddressBlock»' יופיע בתווית הראשונה של המסמך שלך.

לאחר מכן, עליך להעתיק את פורמט התווית והפריסה של התווית הראשונה (<>) לשאר התוויות במסמך Word. כדי לעשות זאת, לחץ על 'עדכן תוויות' בחלונית כתיבה והוספה תחת הכרטיסייה דיוור.

בצע מיזוג דואר

לפני שנמזג את מסמך Word וקובץ Excel, בואו נסתכל כיצד ייראו התוויות המוגמרות.

כדי לסקור את התוצאות שלך, בחר באפשרות 'תצוגה מקדימה של תוצאות' מהסרגל העליון.

כעת, אתה יכול לבצע את מיזוג הדואר בפועל.

אתה יכול לעצב את התווית התצוגה המקדימה הנוכחית בכרטיסייה בית. אתה יכול אפילו לשנות את סוג הגופן של התוויות, גודל הגופן, צבע הגופן וכו' לטעמך. לאחר שתסיים לעצב את התווית התצוגה המקדימה הנוכחית, לחץ על 'עדכן תוויות' בכרטיסייה דיוור כדי להחיל את העיצוב על כל התוויות.

כדי לבצע את המיזוג, עבור ללשונית 'דיוור', לחץ על האפשרות 'סיום ומיזוג' בקבוצת סיום. בחר באפשרות 'ערוך מסמכים בודדים' מהתפריט הנפתח.

יופיע חלון מוקפץ קטן בשם 'מיזוג למסמך חדש'. בכך, בחר 'הכל' תחת מיזוג רשומות ולחץ על 'אישור' כדי לסיים.

כעת המידע מרשימת הכתובות שלך יועבר לתוויות שלך ויופיע מסמך חדש עם תוויות הדיוור מרשימת הכתובות שלך באקסל. כעת תוכל לערוך, לעצב, להדפיס ולשמור את מסמך התווית הזה בדיוק כמו כל מסמך Word אחר.

טיפ בונוס: הוסף גבולות לתוויות

קשה לחתוך את התוויות ללא גבולות. כדי להוסיף גבולות, לחץ על סמל הפלוס (+) בצד השמאלי העליון של הטקסטים.

כעת נבחרו כל התוויות במסמך, לחץ על סמל 'גבול' בתפריט הצף ולחץ על 'כל הגבולות' מהאפשרויות.

מיד תראה גבולות בין התוויות השונות.

כל מה שנותר לעשות עכשיו הוא להדפיס את התוויות שלך, לחתוך אותן, להדביק אותן בדואר ולשלוח את המיילים שלך.