ניהול המשימות שלך פשוט נעשה הרבה יותר קל.
מיקרוסופט הכריזה על אפליקציית Tasks עבור Microsoft Teams בשנה שעברה, ובטוח לומר שזו אחת האפליקציות שאנשי הגעתה חיכו לה בכיליון עיניים. מעקב אחר משימות שונות שעלינו לטפל בהן לאורך היום או עד סוף השבוע או החודש יכול להיות מרתיע מאוד. כמובן, יש אפליקציות שונות עבור זה במיקרוסופט.
אבל זו בדיוק הבעיה. או, לפחות זה היה. האפליקציות היו נפרדות. ותצטרך לעבור בין אפליקציות מרובות כדי לעקוב אחר הכל. זה היה ממש קשה לשמור על שפיותך בזמן שאתה עושה את זה. אבל עם Tasks, מיקרוסופט משנה את זה.
אפליקציית Tasks מביאה את כל היכולות של אפליקציות מעקב ההתקדמות וניהול המשימות הנפרדות של מיקרוסופט למקום אחד. אפליקציית המשימות החדשה משלבת את המשימות האישיות שלך מ-To-Do ומשימות משותפות מאפליקציית Planner ישירות ב-Microsoft Teams. כך שתוכל לעקוב אחר כל המשימות שלך ממקום אחד.
הוספת משימות ב-Microsoft Teams
אפליקציית Tasks החלה לצאת מוקדם יותר השנה בשלבים וזמינה כעת באופן כללי לכל מי שיש לו מנוי Microsoft 365. למשתמשי Microsoft Teams Free אין גישה לאפליקציה.
אתה יכול להוסיף את אפליקציית המשימות כאפליקציה כלל מערכת ב-Microsoft Teams או כלשונית בערוץ. כאשר אתה מוסיף משימות ככרטיסייה בערוץ, זה לא יכלול את המשימות האישיות שלך ממטלות.
לפני הוספת אפליקציית המשימות ב-Microsoft Teams, יש לזכור דבר אחד. לא תמצא את האפליקציה תחת השם "משימות". נכון לעכשיו, תמצא אותו תחת השם 'מתכנן'.
בהדרגה, השם ישתנה ל'משימות לפי מתכנן ומשימות' לפני שיהפוך לבסוף ל'משימות'. השינוי לראשון כבר החל, וחלק מהמשתמשים עשויים למצוא את האפליקציה תחת השם הזה במקום 'מתכנן'. אבל לא משנה השם, הפונקציונליות זהה.
כדי להשתמש באפליקציית משימות, לחץ על האפשרות 'אפליקציות נוספות שנוספו' (שלוש נקודות) בסרגל הניווט בצד שמאל.
לאחר מכן, לחץ על סרגל החיפוש 'מצא אפליקציה' וחפש את 'מתכנן'. לחץ על האפליקציה כדי להוסיף אותה לסגל Microsoft Teams שלך.
חלון תיאור האפליקציה ייפתח. לחץ על כפתור 'הוסף' כדי להתקין את האפליקציה.
המתכנן (או, משימות לפי מתכנן ומשימות, במקרים מסוימים) יופיע בסרגל הניווט. אתה יכול גם להצמיד את האפליקציה לסרגל הניווט לגישה עתידית. לחץ לחיצה ימנית על האפליקציה ובחר 'הצמד' מתפריט האפשרויות.
שימוש במשימות ב-Microsoft Teams
אפליקציית המשימות ב-Microsoft Teams מציגה את המשימות שלך בשני חלקים: 'המשימות שלי' ו'תוכניות משותפות'.
הקטע 'המשימות שלי' כולל את הרשימות שלך מאפליקציית המשימות של מיקרוסופט, כמו גם כל משימות שהוספת במטלות וב-Outlook. זה כולל גם קטע עבור 'הוקצו לי' שמציג את כל המשימות מ-Planner שהוקצו במיוחד לך כך שתמיד תוכל לקבל את רשימת המשימות בהישג יד.
הקטע 'תוכניות משותפות' כולל את המשימות או התוכניות מאפליקציית Planner שנוספו ל-Teams.
הקטע 'המשימות שלי' כולל גם קטגוריות חשובות ומתוכננות. הקטגוריה החשובה מציגה את כל המשימות שסימנת בכוכב, מ'מטלות' וכן את המשימות שהוקצו לך ב-Planner.
הקטגוריה מתוכננת מציגה את כל המשימות שלך שיש להן תאריך יעד, מ'מטלות' וכן מתכנן שהוקצו לך, ממוינות לפי תאריך כדי שתוכל לעקוב אחר לוח הזמנים שלך. זה גם מראה משימות מתוכניות שאינן חלק מהצוותים שלך אבל נוכחות באפליקציית Planner המקורית.
יצירת משימות חדשות
אפליקציית המשימות פשוט לא מציגה את כל המשימות שלך מהאפליקציות האחרות הללו; אתה יכול גם ליצור משימות חדשות.
לחץ על האפשרות 'רשימה או תוכנית חדשה' בתחתית המסך כדי ליצור רשימות או תוכניות חדשות.
החלון ליצירת משימה חדשה יופיע. תן את הרשימה שלך או תכנן כותרת. לאחר מכן, עבור לתפריט הנפתח תחת 'צור ב' ובחר איזה סוג משימה היא הולכת להיות. בחר 'המשימות שלי' אם ברצונך ליצור רשימה פרטית או את שם הצוות, וערוץ אם ברצונך ליצור תוכנית משותפת.
לאחר מכן, לחץ על כפתור 'צור'.
כדי ליצור משימה חדשה ברשימה או תוכנית קיימת, עבור תחילה לרשימה/תוכנית זו. נניח שאתה רוצה ליצור משימה אישית חדשה עבור מטלות, עבור אל 'משימות' תחת 'המשימות שלי'.
לאחר מכן, לחץ על האפשרות 'הוסף משימה'.
הזן את הכותרת של המשימה, ומצב עדיפות או תאריך יעד אם יש כזה. ולחץ על כפתור 'אישור' (סמל סימן ביקורת) כדי לשמור את המשימה.
כדי לערוך מידע נוסף על המשימה, כמו הוספת תיאור או משימות משנה, לחץ על המשימה.
חלון העריכה ייפתח. עבור אל 'רשימת בדיקה' והוסף משימות משנה עבור המשימה שבה כתוב 'הוסף פריט'.
באופן דומה, עבור משימת תוכנית משותפת חדשה, עבור אל שם התוכנית ולחץ על האפשרות 'הוסף משימה'. ההבדל היחיד עבור משימה חדשה בתוכנית יהיה קטגוריות העמודות. אתה יכול להזין פרטים עבור הקטגוריות 'הוקצה ל' ו'דלי' בעת יצירת משימה חדשה עבור Planner.
הצגת המשימות שלך
ניתן לראות את משימות המטלות רק כרשימה, אך משימות המתכנן תומכות ב-4 סוגי תצוגה. אתה יכול להציג את המשימות שלך בצורה של רשימה, לוח, תרשים או לוח זמנים.
כברירת מחדל, תצוגת 'רשימה' תהיה גלויה.
תצוגת הלוח מציגה את כל המשימות בצורה של כרטיסים על לוח, שהיא תצוגת ברירת המחדל באפליקציית Planner המקורית ב-Microsoft 365.
תצוגת התרשים מציגה את כל הנתונים הסטטיסטיים הקשורים לתוכנית בצורה של תרשימים, מה שהופך אותה לחזותית יותר, ולכן קל יותר לעקוב אחר כל המידע.
ותצוגת לוח הזמנים תציג את כל המשימות שלך בלוח שנה, מה שמקל על מעקב אחר המועדים שלך.
כדי לשנות את התצוגה, לחץ על האפשרות המתאימה בפינה הימנית של סרגל הכלים מעל המשימות.
שימוש במשימות ככרטיסייה
אתה יכול גם להוסיף משימות כלשונית בערוץ Teams. כאשר הוספה בערוץ, האפליקציה לא תכלול את המשימות האישיות שלך מ-To-Do. עם אפליקציית משימות בערוץ, הצוות שלך יכול ליצור תוכניות בשיתוף פעולה ולארגן את כל המשימות בהישג יד.
עבור לערוץ שאליו תרצה להוסיף את המתכנן ולחץ על הסמל '+' בחלק העליון כדי להוסיף כרטיסייה חדשה.
חפש את 'מתכנן' מהאפליקציות ולחץ עליו. אתה יכול ליצור תוכנית חדשה או להוסיף תוכנית קיימת. בחר בלחצן הבחירה המתאים לאפשרות הרצויה, ולאחר מכן הזן את השם של תוכנית (כדי ליצור תוכנית חדשה) או בחר תוכנית קיימת מהתפריט הנפתח. לאחר מכן, לחץ על האפשרות 'שמור'.
אפליקציית המשימות החדשה ב-Microsoft Teams תהפוך את ניהול המשימות, הצוותיות והאישיות, לחתיכת עוגה. והחודשים הקרובים יראו רק שיפור לאפליקציה, עם עוד תוספות כמו משימות חוזרות, רשימת היום שלי וכו'.