כיצד לתזמן פגישה ב-Microsoft Teams

קבע פגישות חשובות כדי שכל החברים יוכלו להשתתף

פלטפורמות שיתוף פעולה כמו Microsoft Teams שינו לחלוטין את משחק העבודה מרחוק, ובצדק. ארגונים רבים עושים את המעבר ממיילים לאפליקציות כמו Microsoft Teams לתקשורת בין עמיתים בגלל התכונות הנפלאות שהפלטפורמות הללו מציעות.

תכונה אחת כזו ש-Microsoft Teams מציעה שמשתמשים ברחבי העולם אוהבים היא היכולת לקיים פגישות מתוזמנות בפלטפורמה. בנוסף לפגישות האד-הוק, משתמשים יכולים גם לקבוע פגישות. בעבר, רק מנויי Microsoft 365 Business יכלו לקיים פגישות פרטיות או ערוץ מתוכננות. אבל כעת מיקרוסופט הוסיפה גם את האפשרות עבור משתמשי Microsoft Teams Free. ותזמון פגישות ב-Teams עם חברי ארגון וגם עם גורמים חיצוניים (הידועים בדרך כלל כאורחים בעולם הפגישות של Microsoft Teams) הוא קל ככל האפשר.

כיצד לתזמן פגישה אם אתה משתמש חינם של Microsoft Teams

פתח את אפליקציית שולחן העבודה של Microsoft Teams או עבור אל teams.microsoft.com. בחר באפשרות 'פגישות' מסרגל הניווט בצד שמאל.

הערה: אם אין אפשרות 'פגישות', נסה לעדכן את אפליקציית שולחן העבודה של Microsoft Teams מכיוון שהאפשרות החדשה רק החלה לצאת. אם העדכון לגרסה העדכנית ביותר עדיין לא מציג את האפשרות, הדבר היחיד שנותר הוא לחכות שהפיצ'ר יתגלגל אליך.

הכרטיסייה פגישות תיפתח. תראה שתי אפשרויות: 'פגוש עכשיו' ו'תזמן פגישה'. לחץ על 'תזמן פגישה' כדי לפתוח את חלון המתזמן.

תן לפגישה שלך כותרת וציין תאריך ושעה עבור משך הפגישה. לאחר מכן לחץ על כפתור 'תזמון'.

הצוותים יקבעו את הפגישה. כמה אפשרויות לשיתוף ההזמנה יופיעו על המסך שלך. אתה יכול לשתף את מידע הפגישה על ידי העתקתו ושליחת הקישור באמצעות דואר אלקטרוני או כל אפליקציית הודעות, או שאתה יכול לשלוח את ההזמנה באמצעות יומן Google או יומן Outlook על ידי יצירת אירוע. בחר באפשרות הרצויה לך.

הערה חשובה: אל תדלג על שלב זה מבלי להעתיק לפחות את פרטי הפגישה. לאחר שתסגור את החלון הזה, לא תוכל לגשת שוב למידע. כדאי גם לשמור את קישור הפגישה בהישג יד לעצמך אם בחרת לא ליצור אירוע לוח שנה שכן כרגע, ל-Microsoft Teams אין יומן מובנה עבור המשתמשים החינמיים כדי לעקוב אחר הפגישות המתוזמנות. כלומר, לא תוכל להצטרף לפגישה או להזמין אחרים לפגישה שזה עתה תזמנת אם תדלג על שלב זה.

נכון לעכשיו, משתמשים בחינם יכולים לקיים פגישות מתוכננות רק באופן פרטי ולא בערוצים. אז רק אנשים עם הקישור להזמנה לפגישה יכולים להצטרף לפגישה.

כיצד לתזמן פגישה אם אתה משתמש ב-Microsoft 365 Business

מנויי Microsoft 365 Business יכולים לקבוע פגישה מאפליקציית Microsoft Teams, או שהם יכולים גם להשתמש ב-Outlook כדי לתזמן פגישה ב-Teams.

קבע פגישה מ-Microsoft Teams

פתח את אפליקציית שולחן העבודה של Microsoft Teams או עבור אל teams.microsoft.com והיכנס באמצעות חשבון Microsoft שלך. לאחר מכן, בחר באפשרות 'לוח שנה' מסרגל הניווט בצד שמאל.

בלוח השנה, לחץ על כפתור 'פגישה חדשה' כדי לקבוע פגישה.

המסך ליצירת פגישה חדשה ייפתח. הוסף כותרת לפגישה ולאחר מכן הקלד את שמות המשתתפים בתיבה 'הוסף משתתפים נדרשים' כדי להזמין אנשים.

אם אתה רוצה שמישהו מחוץ לארגון שלך יצטרף לפגישה, הקלד את כתובת האימייל שלו בתיבה כדי לשלוח לו קישור הזמנה לפגישה.

לאחר שהוספת את כל המשתתפים, הגדר את השעה לפגישה. אתה יכול גם להשתמש ב'עוזר תזמון' כדי למצוא זמן פנוי מהיומן של כולם כדי לקבוע זמן לפגישה שיתאים לכולם.

Microsoft Teams מאפשר גם לחזור על הפגישה בלוח זמנים מסוים. בחר את האפשרות המתאימה מהתפריט הנפתח. אם אינך רוצה לחזור על הפגישה, השאר את ההגדרה ל'לא חוזרת'.

הבא היא ההגדרה של 'הוסף ערוץ' שקובעת את הגדרות הפרטיות של הפגישה. השאר אותו ריק כדי לשמור על פרטיות הפגישה שלך. כדי לפתוח את הפגישה לחברי הצוות, בחר ערוץ. תוכל גם לבחור מספר ערוצים לפגישה.

הפגישה תפורסם בערוץ שתבחר בכרטיסייה 'פוסטים', שם חברי הצוות יכולים לקבוע סדר יום, לשתף קבצים או להוסיף את הערותיהם.

לחץ על הלחצן 'שלח' או 'שמור' (לפי מה שמופיע על סמך אם יש משתתפים ברשימה שלך) כדי לתזמן את הפגישה.

תזמן פגישת צוותים מ-Outlook

משתמשים יכולים גם לתזמן פגישת Teams מ-Microsoft Outlook. פתח את אפליקציית Outlook ועבור לתצוגת לוח השנה. לחץ על סמל 'יומן' בתחתית חלונית הניווט השמאלית כדי לעבור.

כברירת מחדל, ל-Microsoft Teams יש את התוספת של Outlook. לחץ על 'פגישת צוותים חדשה' בתצוגת לוח השנה של Outlook.

המסך לקביעת פגישה ייפתח. הגדר את שם הפגישה, הוסף משתתפים לשלוח אליהם הזמנות לפגישה, הגדר זמן לפגישה ולחץ על כפתור 'שלח' כדי לשלוח את ההזמנה לפגישה.

הערה: נכון לעכשיו, משתמשים יכולים לתזמן פגישות מ-Outlook, אך אינם יכולים לקיים אותם באף ערוצים.

קיום פגישות ב-Microsoft Teams הוא מאוד נוח. משתמשים יכולים לקבוע פגישות מ-Microsoft Teams או באמצעות אפליקציית Outlook. משתמשי Teams עם מנוי Microsoft 365 Business יכולים להשתמש גם בעוזר תזמון המאפשר למשתמשים למצוא זמן לפגישה שעובד עבור כולם.

המתזמן עבור משתמשי Microsoft Teams Free הוא די בסיסי בשלב זה, אך מכיוון שמדובר בתכונה שיושמה לאחרונה, אולי הוא יקבל עדכונים חשובים בחודשים הקרובים. אתה יכול גם לשלוח קישור הזמנה לאנשים שאינם חלק מהארגון שלך כדי שיוכלו להצטרף לפגישה כ'אורחים'.