באקסל קל מאוד לפצל שמות פרטיים, אמצעיים ושמות משפחה המופיעים באותה עמודה לעמודות נפרדות באמצעות דרכים שונות.
נניח שקיבלת רשימת אנשי קשר עם כל השמות הרשומים בשמות מלאים בעמודה אחת וכנראה שתצטרך להפריד בין השמות הפרטיים, האמצעיים והמשפחה, ולפצל אותם לעמודות נפרדות. ישנן כמה דרכים שונות שבהן תוכל להשתמש כדי להפריד שמות - על ידי שימוש בתכונת הטקסט לעמודות, מילוי הבזק ונוסחאות.
ב-Excel, זה ממש קל לפצל שמות מעמודה אחת לשתי עמודות או יותר. במאמר זה נראה לכם כיצד לפצל את השמות לעמודות שונות באקסל על ידי שימוש בדרכים שונות.
כיצד לפצל שמות באקסל
ישנן שלוש דרכים קלות לפצל שמות באקסל. בהתאם למבנה הנתונים והאם ברצונך שהשמות המפוצלים יהיו סטטיים או דינמיים, בחר באחת מהשיטות הבאות:
- פיצול שמות באמצעות תכונת טקסט לעמודות
- הפרד שמות באמצעות נוסחאות
- הפרד שמות באמצעות Flash Fill
הפרד שמות באמצעות אשף טקסט לעמודות
אשף הטקסט לעמודות הוא אחת הדרכים הנפוצות ביותר להפריד בין שמות פרטיים ושמות משפחה ב-Excel וכן בין שמות אמצעיים. ודא שיש עמודות ריקות ליד השמות שאתה מתכוון לפצל כי השמות המלאים יפוצלו לעמודות נפרדות.
לדוגמה, יש לך את מערך הנתונים שלמטה עם שמות מלאים ואתה רוצה לפצל/להפריד את השם הפרטי והמשפחה ולאחסן אותם בתאים נפרדים.
ראשית, סמן את העמודה של השמות המלאים שברצונך להפריד. לאחר מכן, עבור ללשונית 'נתונים' ולחץ על האפשרות 'טקסט לעמודות' בקטע 'כלי נתונים'.
אשף המרת טקסט לעמודות ייפתח. בשלב הראשון של האשף, בחר באפשרות 'מופרד' ולחץ על 'הבא'.
בשלב 2 מתוך 3 של אשף המרת טקסט לעמודות, בחר את המפריד שמפריד בין הנתונים שלך, הסר כל סימני ביקורת אחרים ולחץ על 'הבא'. במקרה שלנו, 'רווח' מפריד בין השם הפרטי והשם המשפחה, ולכן אנו בוחרים במפריד הזה.
החלק של תצוגה מקדימה של נתונים למטה בחלון מראה כיצד השמות שלך מנותחים.
בשלב 3 מתוך 3, אתה בוחר את פורמט הנתונים ואת היעד ולחץ על 'סיום'.
בדרך כלל, ברירת המחדל 'כללי' תעבוד מצוין עבור רוב סוגי הנתונים. בשדה 'יעד', ציין את המיקום שבו תרצה שהפלט יוצג. אתה צריך לציין את הכתובת של התא הראשון בעמודה שבה אתה רוצה את התוצאות (B2, במקרה שלנו).
זכור, אם לא תציין את תא היעד, האשף יחליף את הנתונים המקוריים, אז הקפד לבחור עמודה ריקה.
ברגע שתלחץ על כפתור 'סיום', זה יפריד באופן מיידי את השמות המלאים לשתי עמודות נפרדות (שם פרטי ושם משפחה).
בצע את אותם השלבים אם יש לך שמות פרטיים, אמצעיים ושמות משפחה, והשמות שלך יפוצלו לשלוש עמודות במקום שתיים.
הערה: התוצאה של שיטה זו היא סטטית. זה אומר שאם תשנה את השם המקורי, אתה צריך לעשות זאת שוב כדי לפצל את השמות.
פיצול שמות מופרדים בפסיקים
אם השם הפרטי והמשפחה מופרדים בפסיקים, בצע את השלבים הבאים כדי להסיר פסיק ולפצל את השם הפרטי והמשפחה.
בדוגמה הבאה, שמות מעוצבים בפורמט הפוך (שם משפחה, שם פרטי), כאשר שם המשפחה מגיע ראשון ואחריו פסיק, ולאחר מכן השם הפרטי.
בחר את השמות ועבור אל נתונים -> טקסט לעמודה. בשלב 1, בחר את 'מפריד' ולחץ על 'הבא'. בשלב 2, תחת מפריד, סמן את 'פסיק' (,) בתור המפריד שלך מכיוון שהשמות שלך מופרדים בפסיק.
בשלב האחרון, אתה בוחר בפורמט הנתונים כ'כללי', מציין את היעד ולחץ על 'סיום'.
כעת, יהיו לך שמות בעמודות נפרדות.
הפרד שמות באמצעות נוסחאות
אשף טקסט לעמודות קל ומהיר להפריד בין שמות. עם זאת, אם אתם רוצים לערוך את השמות המקוריים ורוצים שיטה דינמית שתתעדכן אוטומטית בכל פעם שתשנה את השמות, אז פיצול שמות עם נוסחאות הוא הבחירה הנכונה. אתה יכול להשתמש בפונקציות LEFT, RIGHT, MID, LEN ו-SEARCH או FIND כדי להפריד בין שמות.
הפרד שם פרטי ושם משפחה ב-Excel באמצעות נוסחאות
קבל את השם הפרטי
נניח שיש לך את מערך הנתונים למטה ואתה רוצה להפריד את השם הפרטי לתא נפרד. עליך לשלב את הפונקציות FIND ו-LEFT בנוסחה אחת כדי לקבל את השם הפרטי.
השתמש בנוסחה הבאה כדי לקבל את השם הפרטי:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1)נוסחה זו משתמשת בפונקציה FIND כדי למצוא את המיקום של תו הרווח (" ") בין השם הפרטי לשם המשפחה ומפחיתה 1 כדי לא לכלול את הרווח עצמו. מספר זה מסופק לאחר מכן לפונקציה LEFT, המשתמשת במספר מיקום זה כדי לחלץ את כל הטקסט שלפניו. אתה יכול גם להשתמש בפונקציית SEARCH במקום בפונקציה FIND.
לאחר שתזין את הנוסחה בתא ריק (B2), גרור את ידית המילוי מטה לתאים אחרים כדי להחיל נוסחה זו, וכל השמות הפרטיים פוצלו לעמודה B כפי שמוצג להלן:
אתה יכול לקנן את הפונקציה SEARCH ו-FIND בתוך הפונקציה LEFT כדי לחלץ את השם הפרטי. ההבדל העיקרי בין שתי הפונקציות הוא ש-FIND הוא תלוי רישיות, בעוד ש-SEARCH אינו תלוי רישיות.
אם יש לך פסיק (,) במקום רווח בין השם הפרטי לשם המשפחה, השתמש בפסיק בתור הארגומנט הראשון בפונקציה FIND:
=LEFT(A2,FIND(",",A2)-1)קבל את שם המשפחה
עכשיו אם אתה צריך לחלץ את שם המשפחה, השתמש בפונקציה הימנית. הנוסחה הבאה תחלץ את שם המשפחה מאותו מערך נתונים:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))הנוסחה מוצאת תחילה את מיקום תו הרווח, מחסירים את המספר הזה מהאורך הכולל של המחרוזת (שמוחזרת על ידי הפונקציה LEN), ומספר זה מסופק לאחר מכן לפונקציה RIGHT כדי לחלץ תווים רבים מסוף המחרוזת (שֵׁם).
הפרד שם פרטי, אמצעי ושם משפחה ב-Excel באמצעות נוסחאות
פיצול שמות הכוללים שם אמצעי מצריך נוסחאות שונות, בהתאם לפורמט השם שיש לך.
כדי לקבל את שם פרטי כאשר יש לך שם אמצעי או ראשי תיבות אמצעי, השתמש באותה נוסחה LEFT FIND שאתה כבר מכיר.
קבל את שם המשפחה
הנוסחה של RIGHT FIND שלמעלה פועלת היטב כאשר יש רק שם פרטי ושם משפחה, היא לא תועיל במיוחד במקרה שהשמות המקוריים שלך מכילים שם אמצעי או ראשי תיבות אמצעי. הסיבה לכך היא שלא התייחסת לשני תווי רווח בשם.
כדי לקבל את שם המשפחה כשיש לך גם שם אמצעי, השתמש בנוסחה הזו:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2,1)+1))כדי לחלץ את שם המשפחה, תחילה קבע את המיקום של תו הרווח השני באמצעות פונקציות SEARCH המקוננות, הוסף 1 ל-SEARCH(" ",A2,1) כדי להתחיל את החילוץ עם התו הבא. לאחר מכן, החסר את מיקום הרווח השני מאורך המחרוזת הכולל, והשיג את אורך שם המשפחה כמספר תוצאה. לאחר מכן תן את המספר המתקבל לפונקציה RIGHT כדי לחלץ את מספר התווים מסוף המחרוזת.
קבלו את השם האמצעי
הפונקציה MID משתמשת בשלושה ארגומנטים, הארגומנט הראשון מציין את הטקסט או כתובת התא, השני מציין את מיקום ההתחלה, והארגומנט האחרון אומר למספר תווים לחלץ את השם האמצעי ממיקום זה.
התחביר:
=MID(text, start_num, num_chars)כדי לקבל את השם האמצעי, הזן את הנוסחה הזו לתא ריק:
=MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1)בוא נראה איך הנוסחה המורכבת הזו עובדת:
כדי לחלץ את השם האמצעי או האותיות האמצעיות, עליך לקבוע את המיקום של שני הרווחים בשם המלא. כדי למצוא את המיקום של תו הרווח הראשון, הזן את זה SEARCH(" ",A2) פונקציה בארגומנט 'start_num' והוסף 1 כדי להתחיל את החילוץ מהתו הבא.
לאחר מכן, כדי לברר את אורך השם האמצעי שים זאת SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1 פונקציה מקוננת בארגומנט 'num_chars', המפחיתה את המיקום של הרווח הראשון ממיקום הרווח השני, ומפחיתה 1 מהתוצאה כדי להסיר רווח נגרר. התוצאה הסופית תגיד לך כמה תווים לחלץ.
כעת, פונקציית ה-MID עם מיקום ההתחלה של השם האמצעי ותווי המספר לחילוץ מפרידה את השם האמצעי מהשם המלא (A2).
הפרד שמות ב-Excel באמצעות Flash Fill
מילוי הבזק משמש בעיקר למילוי אוטומטי של נתונים של דפוס מסוים. ניתן להשתמש בו גם לפיצול שמות. זה זמין רק ב-Excel 2013, 2016, 2019 ו-365.
נניח שיש לך את מערך הנתונים למטה ואתה רוצה להוציא רק את השמות הפרטיים מתוך השמות המלאים.
בתא הסמוך לשם המקורי, הקלד את השם הפרטי. במקרה זה, הקלד 'סטיב' בתא B2.
לאחר מכן התחל להקליד את השם הפרטי בתא השני של העמודה. בזמן ההקלדה, אם Excel חש בדפוס, Flash Fill יציג רשימה של השם הפרטי בתאים אחרים באופן אוטומטי (באפור).
כאשר אתה רואה את רשימת השמות באפור ואם השמות האלה נכונים, פשוט לחץ על מקש 'Enter' ו-Flash Fill ימלא אוטומטית את שאר העמודה בשמות פרטיים.
בצע את אותו הליך כדי להפריד את שמות המשפחה לעמודה נפרדת.
התוצאה:
מילוי פלאש פועל על ידי זיהוי דפוס בנתונים אלה ומעקב אחר דפוס זה תוך מתן הנתונים שהשתנו. בהתחלה, כאשר אתה מזין את השם הפרטי בתא הראשון, Flash Fill לא מזהה את התבנית. אבל כאשר אתה מתחיל להקליד את השם הפרטי שוב בתא השני, Flash Fill מזהה את התבנית ומראה לך את ההצעה לפיצול שמות פרטיים. לאחר מכן, פשוט הקש על מקש 'Enter'.
בדרך כלל, תכונת מילוי הבזק מופעלת כברירת מחדל. אם זה לא עובד באקסל שלך, לאחר הקלדת השם הפרטי בתא הראשון, אתה יכול פשוט לבחור את התא השני וללחוץ על הלחצן 'מילוי פלאש' מקבוצת כלי הנתונים בכרטיסייה 'נתונים'.
לחלופין, אתה יכול גם ללחוץ על 'Ctrl' + 'E' כדי לקבל את אותן תוצאות.
כעת, שאר התאים ימולאו בשמות פרטיים.
לפעמים, ייתכן שלא תראה את הצעת הדפוס באפור, במקרה זה, תוכל להשתמש באחיית המילוי כדי לקבל את תוצאת מילוי הבזק.
ראשית, הקלד את השמות באופן ידני בשני תאים ובחר בשני התאים הללו. לאחר מכן, רחף עם הסמן בפינה הימנית התחתונה של הבחירה. תבחין שהסמן משתנה מריבוע ירוק קטן (סמל מילוי) לסמל פלוס.
לאחר מכן, לחץ פעמיים על סמל הפלוס הזה. זה ימלא את שאר התאים. בשלב זה, התוצאות אינן נכונות, תראה ששני השמות הפרטיים חוזרים על עצמם שוב ושוב. לאחר מכן, בפינה הימנית התחתונה של הנתונים המתקבלים, תראה סמל מילוי אוטומטי קטן כמו שהוא מוצג למטה. לחץ על סמל 'מילוי אוטומטי' זה ובחר 'מילוי פלאש'.
זה ימלא שמות פרטיים בכל התאים:
הסר את השם האמצעי
אתה יכול גם להשתמש בכלי Flash Fill כדי להיפטר מהשם האמצעי מהשם המלא.
לדוגמה, נניח שיש לך את מערך הנתונים למטה ואתה רוצה לקבל רק את השם הפרטי והמשפחה ללא השם האמצעי או האותיות האמצעיות.
כדי לקבל שמות ללא שם אמצעי או ראשי תיבות אמצעי, הקלד ידנית 'לורד סטארק' בתא הסמוך. לאחר מכן, בתא השני הסמוך, הקלד 'Daenerys Targaryen'. בזמן שאתה מקליד, Flash Fill יזהה דפוס והוא יציג לך רשימה של שמות ללא שמות אמצעיים (באפור).
אם ההצעה נכונה, הקש על מקש 'Enter' ו-Flash Fill ימלא אוטומטית את שאר התאים בשמות ללא השם האמצעי.
אם אתה רוצה לקבל רק את השמות האמצעיים ללא שמות פרטיים ושמות משפחה, הזן את השם האמצעי בשני התאים הראשונים והשתמש בכלי Flash Fill כדי לקבל את השמות האמצעיים מכל השמות המלאים בעמודה.
מדריך זה מראה כיצד להפריד שמות תוך כדי מניפולציה של נתוני הטקסט. שיטות אלו יכולות להיות מועילות גם כאשר עובדים עם צורות אחרות של נתונים כגון כתובות, שמות מוצרים, שמות מותגים וכו'.