כיצד לסדר אלפבית באקסל

מדריך זה יראה לכם כיצד לסדר אלפביתי ב-Excel באמצעות התכונה מיון וסינון, ונוסחאות לסידור ועיצוב הנתונים לפי הסדר.

Microsoft Excel היא תוכנה יעילה לארגון נתונים חשובים, כגון כספים, נתוני מכירות, מידע על לקוחות וכו'. שיבוץ הנתונים באלפביתי בגיליונות עבודה היא אחת הדרכים הטובות ביותר לארגן, לגשת ולהתייחס לנתונים הללו במהירות. הגדרת אלפביתית של טווח תאים משמעה מיון טווח לפי אלפביתי באקסל. ניתן למיין נתונים בשני הכיוונים, בסדר עולה או בסדר יורד.

לדוגמה, נניח שיש לך מערך נתונים גדול של פרטי הזמנות של לקוח ואתה רוצה למצוא היסטוריית הזמנות של לקוח מסוים. סירוק בכל הרשימה יהפוך למטלה לא קטנה. במקום לבזבז זמן על גלילה, אתה יכול לסדר את העמודות שלך באלפביתי כדי למצוא את הנתונים שלך במהירות.

ישנן דרכים שונות שבהן תוכל להשתמש כדי לסדר נתונים באלפביתי ב-Excel, בהתאם לסוג מערך הנתונים שאתה עובד עליו. Excel מאפשר לך למיין עמודה בודדת או שורה בודדת או טווח נבחר או גליון עבודה שלם, כמו גם אפשרויות לקבץ מספר עמודות או שורות יחד בזמן שאתה ממיין אותם. בואו ללמוד כיצד לסדר נתונים באלפביתי בגיליונות אלקטרוניים של Excel לפי שורות או עמודות.

למה לסדר נתונים באלפביתי באקסל

לעיבוד הנתונים באלפביתי יהיו יתרונות רבים:

• זה עושה את הנתונים הגיוניים יותר ומקל על הקריאה.
• זה מקל על משתמש לחפש ערך מסוים או שם לקוח בגליון נתונים של Excel.
• זה עוזר למשתמש לזהות חזותית רשומות כפולות כדי שנוכל למנוע שגיאות בהזנת נתונים.
• זה מאפשר למשתמשים לקבץ בקלות את העמודות או הרשימות יחד כך שמשתמשים יוכלו להסתכל עליהם זה לצד זה.

סדר אלפביתי (מיון בסדר אלפביתי) הוא דרך קלה ונפוצה למיין את המידע שלך במהירות. זה שימושי במיוחד עבור מערכי נתונים גדולים מאוד. בסך הכל, ישנן 4 דרכים לסדר נתונים באלפביתי ב-Excel: כפתור A-Z או Z-A, תכונת מיון, פונקציית סינון ונוסחאות.

סדר אלפביתי של עמודה באקסל

הדרך המהירה ביותר למיין בסדר אלפביתי ב-Excel היא באמצעות תכונת המיון המובנית.

ראשית, פתח את הגיליון האלקטרוני המכיל את מערך הנתונים. בחר את התאים או העמודה שברצונך למיין והקפד לא לבחור תאים ריקים. לאחר מכן, עבור ללשונית 'נתונים' ולחץ על 'A-Z' כדי למיין עולה או על 'Z-A' כדי למיין יורד בקבוצת מיון וסנן.

אם יש תאים ריקים ביניהם, Excel מניח שכל הנתונים מוינו ועוצר מעל התא השחור. אם ברצונך למיין את העמודה כולה פשוט בחר תא כלשהו בעמודה והשתמש באפשרות שלמעלה.

ניתן לגשת לאותן אפשרויות גם תחת הכלי 'מיין וסנן' בחלק העריכה של הכרטיסייה 'בית'.

לאחר לחיצה על הכפתור, אקסל סדר את הרשימה שלך מיד.

כיצד למיין ולשמור שורות ביחד באקסל

אתה יכול בקלות למיין עמודה אם יש לך רק עמודה אחת בגליון העבודה שלך, אבל זה נעשה קצת מסובך כאשר גליון העבודה שלך מכיל עמודות מרובות לצד העמודה שברצונך למיין. כמו כן, לפעמים, אנו עובדים על גיליונות אלקטרוניים שבהם אנו צריכים לשמור את השורות המתאימות ללא פגע לאחר מיון העמודה.

לדוגמה, אם יש לנו גיליון אלקטרוני של רשימת הסימנים של התלמידים. כאשר אנו ממיינים את עמודת שמות התלמידים לפי סדר אלפביתי, אנו רוצים גם שהסימנים המוזנים בשורות שלידם יזוזו בהתאם.

במקרים כאלה, אתה יכול להשתמש בלחצן 'A-Z' או 'Z-A' כדי למיין את אחת העמודות בסדר אלפביתי וזה יסדר אוטומטית את הנתונים בעמודות אחרות, תוך שמירה על השורות יחד. בואו נראה איך זה עובד עם דוגמה אחרת.

ראשית, בחר את העמודה הראשונה שלפיה תרצה למיין עמודות אחרות. לאחר מכן בחר 'A-Z' או 'Z-A' תחת הכרטיסייה נתונים או הלשונית 'בית' כדי למיין את הנתונים בעמודה אחת, ו- Excel יסדר אוטומטית מחדש את העמודות האחרות בהתאם.

לאחר שתלחץ על לחצן המיון, יופיע חלון אזהרת מיון. בחר בלחצן הבחירה של 'הרחב את הבחירה' ולחץ על הלחצן 'מיין'.

זה ישמור את השורות יחד בזמן מיון העמודות, מבלי להתאים נתונים כלשהם (כפי שמוצג להלן).

אם תבחר באפשרות 'המשך עם הבחירה הנוכחית', Excel ימיין רק את העמודה שנבחרה.

כיצד למיין באלפביתי לפי מספר עמודות

אם ברצונך למיין מערך נתונים לפי יותר מעמודה אחת, תוכל לעשות זאת באמצעות תכונת המיון של Excel.

לדוגמה, אנו רוצים לסדר את הטבלה הבאה בסדר אלפביתי תחילה לפי מדינה, ולאחר מכן לפי שם פרטי:

ראשית, בחר את כל הטבלה שברצונך למיין לפי סדר אלפביתי, ולאחר מכן עבור ללשונית 'נתונים' ובקבוצת מיון וסנן, לחץ על 'מיין'.

לחלופין, לחץ על הסמל 'מיון וסנן' בחלק העריכה של הכרטיסייה 'בית' ובחר 'מיון מותאם אישית' כדי לגשת לאותה תכונה.

תיבת הדו-שיח מיון תופיע ותציג את העמודה הראשונה (פרמטר) שבה תמוין הטבלה. בתיבת התפריט הנפתחת 'מיין לפי', בחר את העמודה הראשית שלפיה תרצה לסדר את הנתונים באלפביתי תחילה, 'ארץ' במקרה שלנו, ובתפריט הנפתח 'סדר' בחר 'א' עד ת' או 'ת' עד א'. .

לאחר מכן, לחץ על הלחצן 'הוסף רמה' כדי להוסיף את רמת המיון השנייה. בחר את העמודה השנייה (במקרה שלנו שם פרטי) שלפיה ברצונך לסדר את הנתונים באלפביתי בתיבת 'מיין לפי' ובחר 'א עד ת' או 'ת' עד א'. אם הטבלה שלך כוללת כותרות בחלק העליון, סמן את תיבת הסימון 'לנתונים שלי יש כותרות' כדי שהיא תוכל לדלג על הכותרות בזמן מיון אותן. הוסף רמות מיון נוספות במידת הצורך ולחץ על 'אישור'.

הטבלה מסודרת בסדר אלפביתי: תחילה לפי מדינה, ולאחר מכן לפי שם פרטי כפי שמוצג להלן.

כיצד למיין שורות באלפביתי באקסל

לפעמים ייתכן שתרצה לבצע סדר אלפביתי של שורות ב- Excel, ולא בעמודות. ניתן לעשות זאת באמצעות תכונת המיון של Excel. לדוגמה, נניח שיש לך גיליון אלקטרוני שבו העמודה B עד T בשורה הראשונה מכילה את שמות הערים שבהן מספר החנויות הזמינות תחת סוגי קמעונאות שונים ועמודה A מכילה סוג קמעונאי. התאים משמשים למעקב אחר כמה חנויות בכל עיר בקטגוריות קמעונאים שונות.

ראשית, בחר את כל השורות שברצונך לסדר אלפביתי; אם אינך רוצה להעביר תוויות שורה, השאר אותן מחוץ לבחירה שלך. כעת, נווט ללשונית 'נתונים' ולחץ על 'מיין' בקבוצת מיון וסנן.

בתיבת הדו-שיח מיון, לחץ על הלחצן 'אפשרויות'.

תיבת דו-שיח קטנה נוספת תופיע, ותאפשר לך לבחור 'מיין משמאל לימין' או 'מיין מלמעלה למטה'. בחר באפשרות 'מיין משמאל לימין' כדי לסדר אלפביתי לפי שורה במקום זאת ולחץ על 'אישור' כדי לחזור לתיבת הדו-שיח מיון.

כעת, בחר את השורה שברצונך לסדר אלפביתי ברשימה הנפתחת 'מיין לפי' (שורה 1 בדוגמה זו). בשדה השני, שמור את ערכי התא בתיבה 'מיין על' ובחר 'א' עד ת' (סדר עולה) בתיבה סדר. לאחר מכן, לחץ על 'אישור' כדי לסגור את תיבת הדו-שיח.

כעת, השורה הראשונה בטבלה שלנו ממוינת בסדר אלפביתי (עולה), והשורות הנותרות מסודרות מחדש בהתאם כפי שמוצג להלן.

כיצד למיין עמודה באלפביתי באמצעות מסנן

דרך מהירה נוספת למיין בסדר אלפביתי ב-Excel היא באמצעות תכונת הסינון. לאחר החלת מסננים על עמודות, ניתן לגשת לאפשרויות המיון של כל העמודות בלחיצת עכבר אחת בלבד.

כדי להוסיף מסנן לעמודות, בחר עמודה אחת או יותר ולחץ על האפשרות 'מסנן' בקבוצת מיון וסנן בכרטיסייה 'נתונים'. אם ברצונך להחיל את המסנן על כל הטבלה, בחר תא כלשהו בטבלה ולחץ על האפשרות 'מסנן'.

אתה יכול גם לגשת לאפשרות הסינון על ידי לחיצה על הכלי 'מיין וסנן' בקבוצת העריכה של הכרטיסייה 'בית' ובחירה ב'מסנן'.

בכל אחת מכותרות העמודות יופיע חץ נפתח קטן. לחץ על החץ של כל עמודה שברצונך למיין בסדר אלפביתי, ובחר 'מיין א' עד ת' או 'מיין ת' עד א'.

זה יסדר את העמודה הרצויה בסדר האלפביתי שבחרת, ואם בחרת 'מיין א' עד ת', חץ קטן כלפי מעלה יופיע על כפתור הסינון המציין את סדר המיון (עולה):

מיון מתקדם לפי סדר מותאם אישית

מיון אלפביתי אינו אידיאלי עבור כל נתון אלפביתי. לפעמים הנתונים יכולים להיות מסודרים באלפבית, אבל זו לא הדרך היעילה ביותר למיין אותם.

בואו נדמיין מצב שבו ייתכן שתהיה לכם רשימה המכילה שמות של חודשים או ימי חול, מיון לפי אלפביתי אינו שימושי במצב זה. הגיוני יותר למיין את הרשימה הזו בצורה כרונולוגית. אם תמיין מא' עד ת', זה יסדר את החודשים לפי סדר אלפביתי, אפריל יבוא ראשון, ואז אוגוסט, פברואר, יוני וכן הלאה. אבל זה לא מה שאתה רוצה. למרבה המזל, קל מאוד לסדר בצורה כרונולוגית באקסל באמצעות אפשרות מיון מותאם אישית מתקדם.

התחל בבחירת הטבלה שברצונך למיין. לאחר מכן בחר 'מיון מותאם אישית' תחת 'מיון וסינון' בחלק העריכה של הכרטיסייה 'בית'.

בתיבת הדו-שיח מיון, בחר את העמודה המכילה את חודשי השנה בסעיף העמודה, מיין על 'ערכים', כרגיל, ובקטע 'סדר', בחר 'רשימה מותאמת אישית'.

בתיבת הדו-שיח רשימות מותאמות אישית, תוכל ליצור רשימה משלך. ישנן כמה רשימות מותאמות אישית ברירת מחדל, כולל ימי השבוע, חודשים מקוצרים, חודשי השנה וכן הלאה. בחר באפשרות המיון המתאימה לפי הצורך שלך (במקרה שלנו ינואר, פברואר, ..) ולחץ על 'אישור'. לאחר מכן לחץ שוב על 'אישור' כדי למיין את הרשימה שלך באופן כרונולוגי.

תבחין שמיינת את הרשימה בהצלחה לפי סדר החודש.

כיצד למיין בסדר אלפביתי באקסל באמצעות נוסחאות אקסל

אם אתה חובב נוסחאות, אתה יכול להשתמש בנוסחאות אקסל כדי לסדר רשימה באלפביתית. שתי הנוסחאות שניתן להשתמש בהן לעיבוד נתונים באלפביתי הן COUNTIF ו-VLOOKUP.

לדוגמה, יש לנו רשימה של שמות שאנו רוצים לסדר אלפביתי באמצעות נוסחה.

כדי למיין זאת, נוסיף עמודה זמנית בשם זה 'סדר מיון' לטבלה הקיימת.

בתא (A2) שליד הנתונים, השתמש בנוסחת ה-COUNTIF הבאה:

=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) 

הנוסחה לעיל משווה ערך טקסט בתא B2 עם כל ערכי הטקסט האחרים (B3:B20) ומחזירה את הדירוג היחסי שלו. לדוגמה, בתא B2, הוא מחזיר 11, שכן ישנם 11 ערכי טקסט הנמוכים או שווים לטקסט 'ננסי' בסדר אלפביתי. התוצאה היא סדר המיון של שם העובד בתא B2.

לאחר מכן השתמש בידית המילוי וגרור את הנוסחה הזו כדי למלא אותה בכל הטווח. זה נותן את סדר המיון של כל אחד מהשמות ברשימה.

כעת, עלינו לסדר את הנתונים המוצגים בצילום המסך לעיל בהתבסס על מספר סדר המיון, וכדי לעשות זאת אנו הולכים להשתמש בפונקציה VLOOKUP.

התחביר:

=VLOOKUP(,A:B,2,0)

כאן 'מספר מיון' מייצג את המספרים בסדר עולה מ-1 - 20. עבור סדר יורד, המספרים צריכים להיות מ-20 - 1.

כאן, יש לנו עמודה D עבור שמות ממוינים. עבור תא D2, הזן את הנוסחה הבאה של VLOOKUP:

=VLOOKUP(1,A:B,2,0)‎

באופן דומה, עבור התאים השני והשלישי, עליך להשתמש בנוסחה כ:

=VLOOKUP(2,A:B,2,0)‎ ו =VLOOKUP(3,A:B,2,0)‎ וכולי…

לאחר הזנת נוסחת VLOOKUP זו לכל תא ליד הנתונים, הרשימה מקבלת אלפביתי.

במקום להזין באופן ידני את הנוסחה שהוזכרה לעיל (1-20) לכל תא, אתה יכול גם להשתמש בפונקציית שורה כדי להקל על העבודה שלך. הפונקציה Row () מחזירה את מספר השורה של התא הנוכחי. אז, בעזרת פונקציית השורה, הנוסחה תהיה:

=VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0)

נוסחה זו תיתן לך את אותה תוצאה כמו הנוסחה לעיל.

ולאחר מכן השתמש בידית המילוי כדי לגרור את הנוסחה הזו כדי למלא אותה בכל הטווח.

כיצד לסדר אלפביתי ערכים לפי שם המשפחה

לעתים, לעתים קרובות אנו צריכים למיין גליונות נתונים לפי שמות משפחה בסדר אלפביתי. במקרים כאלה, למרות שהשמות מתחילים בשמות הפרטיים, צריך לסדר אותם באלפביתי לפי שם המשפחה. אתה יכול לעשות זאת עם נוסחאות טקסט של Excel.

כדי לעשות זאת, ראשית, תצטרך לחלץ את השם הפרטי ואת השם משפחה מהשמות המלאים לשתי עמודות שונות. לאחר מכן הפוך את השמות, מיין אותם ולאחר מכן הפוך אותם בחזרה לצורתם המקורית.

עם שם מלא ב-A2, הזן את הנוסחאות הבאות בשני תאים שונים (B2 ו-C2), ולאחר מכן העתק את הנוסחאות במורד העמודות (באמצעות ידית מילוי) עד לתא האחרון עם הנתונים:

כדי לחלץ את השם הפרטי, הזן את הנוסחה הזו בתא C2:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

כדי לחלץ את שם המשפחה, הזן נוסחה זו בתא D2:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

ואז, בתא E2, שרשרת שם המשפחה והשם הפרטי בסדר הפוך מופרדים בפסיק:

=D2&", "&C2

הפרדנו שם פרטי ושמות משפחה והפכנו אותם. כעת עלינו לסדר אותם באלפביתי ולהפוך אותם לאחור. כפי שניתן לראות לעיל, כאשר אנו מחלצים שמות באמצעות הנוסחה, העמודות C, D ו-E מכילות למעשה נוסחאות אך הן מעוצבות כך שייראו כמו ערכים. אז אנחנו צריכים להמיר את הנוסחה לערכים.

כדי לעשות זאת, תחילה בחר את כל תאי הנוסחה (E1:E31) ולחץ Ctrl + C להעתיק אותם. לחץ לחיצה ימנית על התאים שנבחרו, לחץ על סמל 'ערכים' תחת 'אפשרויות הדבקה', והקש על מקש 'Enter'.

לאחר מכן, בחר כל תא בעמודה המתקבלת, ולחץ על האפשרות 'A עד ת' או 'Z עד A' בכרטיסייה 'נתונים' או 'בית' לפי הצרכים שלך.

תיבת דו-שיח אזהרת מיון תופיע ברגע שתלחץ על הכפתור. בחר באפשרות 'הרחב את הבחירה' ולחץ על כפתור 'מיין'.

כפי שאתה יכול לראות, כל העמודה מסודרת לפי שם המשפחה.

כעת, אם ברצונך להפוך אותו בחזרה לפורמט 'שם פרטי שם משפחה' המקורי, אתה רק צריך להזין את אותן נוסחאות אך עם הפניות שונות לתאים.

אתה צריך להפריד את השם (E2) לשני חלקים שוב על ידי שימוש בנוסחאות הבאות:

ב-G2, חלץ את השם הפרטי:

=RIGHT(E2,LEN(E2)-SEARCH(" ",E2))

ב-G2, משוך את שם המשפחה:

=LEFT(E2,SEARCH(" ",E2)-2)

וחבר את שני החלקים יחד כדי לקבל שם מלא מקורי:

=G2&" "&H2

בכל פעם שאתה מזין את הנוסחה בתא הראשון, הקפד להעתיק את הנוסחה למטה בעמודה (באמצעות ידית מילוי) עד לתא האחרון עם נתונים.

כעת כל מה שאתה צריך לעשות הוא להמיר את הנוסחאות להמרת ערכים פעם נוספת כפי שעשינו למעלה, וסיימת. זה נעשה ו.