רשום הערות אוטומטיות בפגישה באמצעות התכונה 'תמלולים חיים' ב-Microsoft Teams.
Microsoft Teams היו בעבר די קדימה בהמון אפליקציות Workstream Collaboration. אבל לאחרונה, זה דוחף את גבולותיו עוד יותר כדי להישאר רלוונטי בזמנים המשתנים. הודות לשינוי הדרסטי בכל המשוואה סביב אופן העבודה שלנו ותחרות חותכת, Microsoft Teams מביאה בעקביות את משחק ה-A שלה.
התוספת האחרונה לארסנל התכונות ש-Teams מציעה היא תמלול פגישות חי. תמלילים חיים זמינים במהלך פגישה, ואין צורך להקליט פגישה כדי ליצור תמלילים אלה.
תמלול יכול לשפר מאוד את חווית הפגישה שלך. הם לא רק הופכים את הפגישות שלך לפרודוקטיביות יותר על ידי אוטומציה של הערות פגישות עבורך. למרות שלא צורך לרשום הערות באופן ידני הוא יתרון גדול. הם גם הופכים את הפגישות ליותר כוללות עבור משתתפים שהם חירשים או כבדי שמיעה, נמצאים במקום רועש או בעלי שליטה ברמה שונה.
במה שונה התמלול מכתוביות חיות?
ל-Microsoft Teams יש תכונת כתוביות חי כבר די הרבה זמן. אז מה כל כך מיוחד בתמלול פגישות? ההבדל הגדול ביותר הוא הזמינות.
תמלילים זמינים לאחר פגישה. ואתה יכול להוריד ולשתף אותם עם כל אחד. בדיוק בגלל זה קראנו להם "פתקי פגישה אוטומטיים". אבל Teams לא שומר כתוביות.
כמו כן, כאשר אתה מפעיל כיתובים, הם גלויים רק לך אבל התמלול גלוי לכולם, למרות שמשתמשים יכולים לבחור להסתיר אותו.
אם הסיבה העיקרית שברצונך לאפשר תמלול היא להפוך את הפגישה ליותר מכילה ונגישה, אתה יכול ללכת עם תמלילים או כיתובים. אבל כדי לקבל תיעוד של כל הפגישה, תמלול היא הדרך ללכת.
דרישות מוקדמות לשימוש בתמלול בצוותי Misrosoft
ישנן כמה מחרוזות המצורפות לשימוש בתמלילים ב-Microsoft Teams. ראשית, זה זמין רק לפגישות מתוזמנות, ולא לפגישות ערוץ או 'פגוש עכשיו'. לכן, אם סדר היום שלך הוא הכלה והבנה טובה יותר בפגישה מאולתרת או בפגישת ערוץ, אתה יכול ללכת על כתוביות בשידור חי.
כמו כן, התכונה זמינה רק כאשר השפה המדוברת היא אנגלית אמריקאית. יתר על כן, ניתן להשתמש בו רק מאפליקציית שולחן העבודה והוא זמין עבור רישיונות מסוימים בלבד. זה בעצם אומר שלמשתמשים בחינם של Microsoft Teams ולסוגי הרישיונות הבלתי נכללים אין גישה לתכונה.
לארגונים עם הרישיונות הבאים יש גישה לתעתיקים ב-Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKUs.
משתמשי GCC, GCC-High ו-DoD אינם זכאים להשתמש בתכונה.
תמלול צריך להיות מופעל עבור הארגון גם על ידי מנהל ה-IT. אם אינך מוצא את האפשרות לתמלול, תצטרך ליצור קשר עם המנהל.
הפעלת תמלול עבור הארגון שלך
אם אתה מנהל IT עבור הארגון שלך, עבור אל מרכז הניהול של Teams.
מנהלי IT בארגון יכולים לאפשר תמלול עבור כולם על ידי הכללתו במדיניות הגלובלית או אנשים סלקטיביים על ידי מדיניות שונה עבור משתמשים שונים.
בחלונית הניווט בצד שמאל, לחץ על האפשרות 'פגישות'.
אפשרויות מעטות יתרחבו מתחתיו. בחר 'מדיניות פגישות' מבין אלה.
כדי להפעיל את האפשרות עבור הארגון כולו, לחץ על האפשרות או על 'גלובל (ברירת מחדל לכל הארגון)'.
גלול מטה לקטע 'אודיו ווידאו'. לאחר מכן, ודא שהאפשרות של 'אפשר תמלול' מופעלת.
כדי להפעיל אותו באופן סלקטיבי, יש לך שתי אפשרויות. אתה יכול להפעיל אותו עבור כל הארגון, ולאחר מכן ליצור מדיניות מותאמת אישית שבה האפשרות לתמלול אינה מופעלת ולהקצות את המדיניות למשתמשים שאינך רוצה לגשת לתכונה. או שאתה יכול ללכת בדיוק בכיוון ההפוך, שבו האפשרות לא מופעלת באופן גלובלי, אלא רק במדיניות המותאמת אישית ותוכל להקצות אותה למשתמשים שאתה רוצה שיוכלו לגשת לתכונה.
כדי ליצור מדיניות פגישות חדשה, עבור לדף 'מדיניות פגישות' ולחץ על כפתור 'הוסף'.
תן את השם למדיניות והגדר אותה כמו שאתה רוצה. לחץ על כפתור 'שמור'.
כדי להקצות את המדיניות למשתמשים, בחר אותה ולחץ על הלחצן 'נהל משתמשים'.
לוח תופיע בצד ימין. חפש את המשתמשים שאתה רוצה להקצות להם את המדיניות ולחץ על כפתור 'החל'.
אתה יכול גם להקצות מדיניות לכל קבוצת משתמשים בארגון שלך.
שימוש בתכונת התמלול בפגישות
השימוש בתכונה בפגישות הוא טיול בפארק. אבל זכור שאתה יכול לתמלל רק פגישות מתוזמנות. התחל או הצטרף לפגישה המתוכננת מאירוע היומן שלך.
מארגן הפגישה ואנשים מאותו דייר יכולים להתחיל בתמלול. אורחים, אנשים מדייר אחר ומשתמשים אנונימיים (אנשים שלא רוצים להיות מזוהים בתמלילים) אינם יכולים להתחיל לתמלל בפגישה.
כדי להתחיל תמלול, עבור אל 'פעולות נוספות' מסרגל הכלים של הפגישה.
לאחר מכן, בחר 'התחל תמלול' מהאפשרויות.
תראה הודעה שהתמלול התחיל, ואתה צריך ליידע את כולם שהם מתומללים. אבל גם משתתפים אחרים יראו את ההודעה שהפגישה מתומללת. עם זאת, כדאי ליידע את כולם כאדיבות למשתתפים שהצטרפו מטלפון.
לוח התמלול יופיע בצד ימין. התמליל יכלול גם את שם המשתמש ואייקון הפרופיל של המשתתף וכן את חותמת הזמן.
כל המשתתפים בפגישה יכולים להציג או להסתיר את חלונית התמלול בכל עת. לחץ על הלחצן 'סגור' בחלונית כדי להסתיר אותו.
אתה יכול גם לעבור לתפריט פעולות נוספות ולבחור 'הסתר תמליל' משם.
כדי להציג את הלוח, בחר 'הצג תמליל' מתפריט פעולות נוספות.
מארגן הפגישה והמציגים יכולים לעצור את התמלול ולהפעיל אותו מחדש בכל שלב במהלך הפגישה. כדי לעצור את התמלול, נווט לתפריט פעולות נוספות ובחר 'עצור תמלול'.
כולם יקבלו הודעה שהפסקת לתמלל. התמלול ייפסק אוטומטית כשכולם יעזבו את הפגישה.
הורדה ושיתוף של תמלולים
תמלולי הפגישה זמינים להורדה אוטומטית לאחר הפגישה באירוע היומן. עבור אל 'לוח שנה' מחלונית הניווט בצד שמאל.
לאחר מכן, פתח את האירוע לפגישה המתוכננת.
לדף הפגישה תהיה לשונית נוספת בחלק העליון: 'הקלטות ותמלולים'.
התמליל המלא יהיה זמין לצפייה שם. כדי להוריד אותו, לחץ על כפתור ההורדה.
אתה יכול להוריד את התמליל כקובץ .vtt (פורמט פופולרי לתמלולים) או כקובץ .docx (מסמך Word).
תמלילים זמינים להורדה מחשבונות המשתתף עד שמארגן הפגישה ימחק אותם.
משתתפים בנייד אינם יכולים לראות את התמלול באפליקציה לנייד. כדי להנגיש אותו למשתתפים בנייד, הורד את הקובץ והעלה אותו לצ'אט. עבור לצ'אט הפגישה ולחץ על כפתור 'צרף' כדי להעלות את הקובץ.
לאחר מכן משתתפים בנייד יכולים למצוא את הקובץ בצ'אט שלהם.
הסתרת הזהות שלך בתמלולים
צוותים יכולים לזהות את האדם המדבר ותמלולי פגישות כוללים באופן אוטומטי את שם המשתמש ואת שמו של האדם. אם אתה רוצה להישאר אנונימי בתמלולים, אתה יכול להסתיר את זהותך. אבל אתה צריך לעשות זאת לפני פגישה.
לחץ על הסמל 'הגדרות ועוד' (תפריט שלוש נקודות) ליד סמל הפרופיל שלך בשורת הכותרת. לאחר מכן, בחר 'הגדרות' מהתפריט.
ההגדרות ייפתחו. מתפריט הניווט בצד שמאל, עבור אל 'כתוביות ותמלילים'.
לאחר מכן, כבה את המתג עבור 'זהה אותי אוטומטית בכתוביות ובתמלילים'.
תמלילים הם תכונה נהדרת ו-Microsoft Teams בהחלט עושה אותם קלים לשימוש. אז בפעם הבאה שאתה רוצה לרשום הערות פגישה או רוצה להפוך את תוכן הפגישה לנגיש לכולם, תוכל לתמלל את הפגישה כולה.