אתה יכול ליצור רשימה נפתחת ב-Google Sheets באמצעות רשימת הפריטים בטווח של תאים או על ידי הזנה ידנית של הפריטים.
רשימה נפתחת (המכונה גם תפריט נפתח או תפריט נפתח) היא תפריט, בדומה לתיבת רשימה, המאפשרת למשתמשים לבחור אפשרות מתוך רשימה של אפשרויות מוגדרות מראש. הרשימה הנפתחת מבטיחה שמשתמשים מזינים רק את הערכים הזמינים ברשימה נתונה לתאים.
בעת שיתוף פעולה ב-Google Sheets, לפעמים, ייתכן שתרצה שמשתמשים אחרים יזינו ערכים חוזרים בעמודה. כדי למנוע אי דיוק, שגיאות הקלדה וכדי להפוך את חיבור הזנת הנתונים לאידוק, ייתכן שתרצה להוסיף רשימה נפתחת כדי להבטיח שהמשתמשים מזינים רק את הערכים שסופקו.
לדוגמה, אתה יוצר רשימה של משימות שאתה רוצה שהצוות שלך יבצע. ואתה רוצה שהצוות שלך יעדכן את הסטטוס של כל משימה כבוצע, בהמתנה, בעדיפות, דילוג והתקדמות משימה. כדי לעשות זאת, אתה יכול ליצור תפריט נפתח עם רשימה של סטטוסי משימות שבהן המשתמש יכול לבחור במקום להזין את הנתונים באופן ידני.
במדריך זה, נסקור כל מה שקשור ליצירה וניהול של רשימה נפתחת ב-Google Sheets.
יצירת רשימה נפתחת ב-Google Sheets
תפריט נפתח הוא פונקציית אימות נתונים המאפשרת למשתמשים לשלוט במה שניתן להזין בגליון העבודה. תוכל ליצור במהירות תפריט נפתח באמצעות תיבת הדו-שיח של אימות הנתונים ב-Google Sheets.
ישנן שתי דרכים להוסיף תפריט נפתח ב-Google Sheets. אתה יכול ליצור רשימה נפתחת עם הערכים בטווח של תאים או לציין ידנית פריטים עבור הרשימה.
צור תפריט נפתח באמצעות מגוון תאים ב-Google Sheets
תוכל ליצור רשימה נפתחת ב-Google Sheets באמצעות רשימה של פריטים הכלולים בטווח של תאים.
ראשית, פתח את הגיליון האלקטרוני של Google והזן את רשימת הפריטים בטווח של תאים שברצונך לכלול ברשימה הנפתחת. כאן, בגיליון האלקטרוני לדוגמה הזה, יש לנו רשימה של שמות ערים כסניפים.
לאחר מכן, בחר את התא או את טווח התאים שבהם ברצונך ליצור את הרשימה הנפתחת. זה יכול להיות באותו גליון עבודה או גליון עבודה נפרד.
לאחר מכן, לחץ על התפריט 'נתונים' בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני ובחר באפשרות 'אימות נתונים' בתפריט הנפתח.
לחלופין, לחץ לחיצה ימנית לאחר שבחרת את התאים ובחר 'אימות נתונים' בתחתית תפריט ההקשר.
תיבת הדו-שיח של אימות הנתונים תופיע. כאן, אתה יכול להגדיר ולהתאים אישית את הרשימה הנפתחת שלך עם הגדרות שונות.
טווח תאים
השדה הראשון, 'טווח תאים', מציין את המיקום שבו תיווצר הרשימה הנפתחת. מכיוון שכבר בחרנו טווח עבור זה, הוא מתמלא אוטומטית.
אתה יכול גם לשנות זאת על ידי לחיצה על 'סמל טבלה' בשדה טווח תאים ובחירת טווח התאים שבהם ברצונך להוסיף את הרשימה הנפתחת.
קריטריונים
לאחר מכן, בסעיף קריטריונים יש רשימה של אפשרויות בתפריט נפתח ואתה צריך רק את שתי האפשרויות הראשונות. אינך יכול ליצור תפריט נפתח עם האפשרויות האחרות.
לחץ על התפריט הנפתח ובחר באפשרות 'רשימה מטווח' כדי להוסיף טווח כקריטריונים.
בשדה שלידו, הזן את הפניה לתא/טווח שמכיל את כל הערכים שברצונך להיכלל ברשימה הנפתחת. במקום להזין את הטווח באופן ידני, פשוט לחץ על הסמל 'בחר טווח נתונים' (סמל טבלה).
יופיע חלון קופץ נוסף בשם בחר טווח נתונים. כעת, פשוט בחר את התא/הטווח שמכיל את רשימת הפריטים והמיקום מתווסף אוטומטית לתיבת הדו-שיח 'בחר טווח נתונים'. לאחר מכן, לחץ על 'אישור'. כאשר אתה בוחר טווח מגיליון אחר, שם הגיליון נכלל גם במיקום הרשימה.
בדוגמה שלמעלה, רשימת הפריטים ב-A2:A13 של גיליון 3 והתפריט הנפתח נוצרת ב-C2:C17 של גיליון 4.
הצג רשימה נפתחת בתא
ודא שתיבת הסימון 'הצג רשימה נפתחת בתא' מופעלת. אם אפשרות זו לא מסומנת, אתה עדיין יכול להזין את הפריטים מהרשימה על ידי לחיצה כפולה על התא, אך לא תראה את הסמל הנפתח בתא.
על נתונים לא חוקיים
אתה יכול גם לבחור מה יקרה כשמישהו מזין משהו (נתונים לא חוקיים) שאינו ברשימה. אתה יכול לבחור בלחצן הבחירה 'הצג אזהרה' או 'דחה קלט' עבור ההגדרה 'בנתונים לא חוקיים'. האפשרות 'הצג אזהרה' מקבלת את הקלט של המשתמש אך עם אזהרה בעוד האפשרות 'דחה קלט' דוחה את הערך לחלוטין.
מראה חיצוני
עם אפשרות המראה, אתה יכול לתת למשתמש רמז כיצד להשתמש ברשימה הנפתחת או איזה סוג של ערכים מקובלים בתאים.
כדי להפעיל אפשרות זו, בחר בתיבת הסימון 'הצג טקסט עזרה לאימות' ותיבת טקסט תופיע ממש מתחתיה. הקלד את ההוראות שברצונך להציג בתיבת הטקסט.
לאחר שתסיים עם התצורה, לחץ על כפתור 'שמור' כדי להחיל שינויים.
כיצד פועלת ה-Drop-Down ב-Google Sheets
כעת, הרשימות הנפתחות נוצרות בתא C2:C17 וכאשר תלחץ על סמל נפתח, היא תציג את רשימת הפריטים.
כעת, אם משתמש מזין ערך שאינו ברשימה, התא הזה מסומן כנתונים לא חוקיים. אתה יכול להבחין בסמן בפינה השמאלית העליונה של תא C6. הסיבה לכך היא שבחרנו באפשרות 'הצג אזהרה' בהגדרה 'על נתונים לא חוקיים' בתיבת הדו-שיח אימות נתונים.
וכאשר תרחף מעל הסמן, תראה את הודעת האזהרה.
כך יוצרים רשימה נפתחת דינמית ב-Google Sheets.
צור תפריט נפתח על ידי הזנה ידנית של הפריטים ב-Google Sheets
אם ברצונך ליצור רשימה נפתחת סטטית ואין לך את רשימת הפריטים בטווח של תאים בגיליון האלקטרוני, תוכל לציין את הפריטים באופן ידני בתיבת הדו-שיח של אימות הנתונים.
שיטה זו יכולה להיות שימושית אם אתה רוצה רק ליצור רשימה נפתחת פשוטה עם פריטים כמו כן ולא, אושר ונדחה, במלאי ואזל וכו'. כך תעשה זאת:
בחר את התא או קבוצת התאים שעבורם ברצונך להוסיף רשימה נפתחת.
לחץ על הכרטיסייה 'נתונים' בתפריט ובחר באפשרות 'אימות נתונים'.
בתיבה הקופצת אימות נתונים, ודא שהתא או הטווח הנכונים נבחרים בשדה 'טווח תאים'.
בתפריט הנפתח קריטריונים, עליך לבחור הפעם 'רשימת פריטים'.
בשדה שלידו הקלידו ידנית את הפריטים הרצויים ברשימה הנפתחת, והקפידו להפריד כל פריט בפסיק ללא רווח. עבור הדוגמה שלנו, אנחנו רוצים להציג מגדרים, אז נזין 'זכר, נקבה, ולא מוגדר'.
ניתן להוסיף רווח בתוך שם הפריט אך לא בין הפריטים. הפריטים יכולים טקסטים, תאריכים, מספרים, נוסחאות ותיבות סימון.
ודא שהאפשרות 'הצג רשימה נפתחת בתא' מסומנת. מכיוון שזו רשימה סטטית ואיננו רוצים שום קלט אחר בתא, בחרנו באפשרות 'דחה קלט'.
לאחר שביצעת את השינויים, לחץ על 'שמור' כדי להחיל.
כעת, נוצרת תפריט נפתח סטטי בכל תא בטווח שנבחר. לחץ על הסמל הנפתח או לחץ פעמיים על התא או הקש על 'Enter' בתא כדי לבחור פריט.
אם משתמש מזין ערך שאינו ברשימה, אימות הנתונים דוחה את הקלט ויציג לך הודעת שגיאה. הסיבה לכך היא שבחרנו באפשרות 'דחה קלט' עבור 'על נתונים לא חוקיים' באימות נתונים.
השגיאה תודיע למשתמש שהוא הזין נתונים לא חוקיים בתא מסוים ועליו להזין אחד מהערכים שצוינו.
ערוך רשימה נפתחת ב-Google Sheets
ייתכנו מקרים שבהם תרצה להוסיף פריטים חדשים, לשנות פריטים או להסיר פריטים מרשימה נפתחת שכבר נוצרה. אפשר גם לספק רשימה חדשה של פריטים לרשימה נפתחת קיימת מראש.
עבור אל טווח התאים או הגיליון עם התאים המכילים את רשימת הפריטים שבהם השתמשת עבור הרשימה הנפתחת שלך. בצע את השינויים הרצויים בתוכן של תאים אלה. אתה יכול להוסיף פריטים חדשים, לערוך את הפריטים הקיימים ולהסיר פריטים מהתאים האלה.
זו הרשימה המקורית שבה השתמשנו כדי ליצור תפריט נפתח לפני:
כעת, ביצענו כמה שינויים ברשימה. הוספנו פריט חדש שטוקהולם, הסרנו את וינה ושינינו את ניו יורק לניו ג'רזי.
אתה יכול גם לערוך את הפריטים שהוזנו ידנית בתיבת הדו-שיח אימות נתונים.
לאחר שערכנו את רשימת הפריטים, הרשימה הנפתחת תתעדכן אוטומטית. אבל חלק מהערכים שהוזנו בעבר באמצעות התפריט הנפתח המקורי מסומנים כלא חוקיים. מכיוון שערכים אלו נערכים ברשימה, הם מסומנים כלא חוקיים.
כעת, כאשר תלחץ על התפריט הנפתח, תקבל את הרשימה הנפתחת המעודכנת לאחרונה.
הערה: אם תוסיף או תמחק פריטים ברשימה, הקפד לשנות את בחירת הטווח בקריטריונים לאימות נתונים כדי להציג את כל הפריטים כראוי ברשימה הנפתחת.
העתק רשימה נפתחת ב-Google Sheets
במקום ליצור את אותה רשימה נפתחת במספר גיליונות, תוכל להעתיק במהירות רשימה נפתחת מתא אחד לתאים מרובים בגיליון אחד או מרובים.
אתה יכול להשתמש בשיטת העתק והדבק הפשוטה כדי להעתיק במהירות את הרשימה הנפתחת.
כדי לעשות זאת, בחר את התא עם הרשימה הנפתחת, לחץ לחיצה ימנית ובחר 'העתק' או הקש 'Ctrl + C'. לאחר מכן, בחר את התא או טווח התאים שבהם ברצונך להוסיף את הרשימה הנפתחת, לחץ לחיצה ימנית ובחר 'הדבק' או הקש 'Ctrl + V' כדי להדביק את התפריט הנפתח.
אבל שיטה זו תעתיק גם את עיצוב התא (צבע, סגנון, גבול וכו') וכן את הזנת הרשימה הנפתחת.
כדי להימנע מכך, עליך להשתמש בתכונה מיוחדת של הדבק. הנה איך אתה עושה את זה.
ראשית, בחר והעתק את התא (Ctrl + C) עם הרשימה הנפתחת. לאחר מכן, בחר את התא/הטווח שבהם ברצונך להעתיק את הרשימה הנפתחת. לחץ לחיצה ימנית על התאים שנבחרו, הרחב את האפשרות 'הדבק מיוחד' ובחר באפשרות 'הדבק אימות נתונים בלבד'.
פעולה זו תעתיק את הרשימה הנפתחת למיקום הרצוי.
הסר רשימה נפתחת ב-Google Sheets
במקרה שאין לכם צורך בתפריט נפתח יותר ואתם רוצים למחוק אותם, תוכלו לעשות זאת בקלות בכמה לחיצות עכבר.
כדי להסיר רשימה נפתחת, בחר את התא או התאים שבהם ברצונך להסיר את הרשימה הנפתחת. לאחר מכן, לחץ על התפריט 'נתונים' ובחר 'אימות נתונים'.
כעת, לחץ על הלחצן 'הסר אימות' בתחתית חלון הדו-שיח של אימות הנתונים ולחץ על 'שמור'.
זהו זה. הרשימות הנפתחות שלך מוסרות. אבל הם ישאירו אותך עם הנתונים שהזנו באמצעות הרשימות הנפתחות האלה.
