צור ערוץ פרטי למשימות הצוות הסודי שלך
ערוצי צוות קיימים בדרך כלל על בסיס פרויקטים שונים שצוות מטפל בהם, ולכל חברי הצוות יש גישה אליהם. אבל מה אם תת-קבוצה של הצוות צריכה לדון בנושאים רגישים בפרטיות, או שהם צריכים אזור מיוחד לשיתוף פעולה שבו הם יכולים להתמקד במשימה שהוטלה עליהם מבלי להפריע לשאר הצוות?
האם הם צריכים להקים קבוצה אחרת בשביל זה? ובכן, אם החברים שצריכים את המקום המיוחד הזה כבר חלק מהצוות, אתה לא צריך צוות חדש - אתה צריך ערוץ פרטי.
מהם ערוצים פרטיים ב-Teams?
ערוצים פרטיים ב-Microsoft Teams הם ערוצי צוות שאינם נגישים לכל חברי הצוות, ורק לחברים מסוימים יש גישה אליו. הם מושלמים כאשר תת-קבוצה של הצוות צריכה לשתף פעולה או לדון בדברים בנפרד משאר הצוות. מכיוון שערוץ מהיר יותר ליצור מאשר צוות חדש, הם הפתרון האידיאלי לתרחישים כאלה.
אבל לפני שאתם מחליטים ליצור ערוצים פרטיים, חשוב לדעת את כל העובדות עליהם, כדי שתדע בדיוק למה לצפות.
האם כל אחד יכול ליצור ערוצים פרטיים ב-Microsoft Teams? באופן כללי, כן. יצירת ערוץ פרטי זמינה לכל חברי הצוות כברירת מחדל. אבל ארגונים יכולים להגביל את היכולת הזו לחברים מסוימים או להשבית אותה לחלוטין. אם אינך יכול ליצור ערוצים פרטיים ב-Microsoft Teams, פנה למנהל ה-IT של הארגון שלך.
שאלה נוספת שוודאי תעלה בראשך היא האם לבעלי צוות יש גישה לערוצים פרטיים? אם בעל הצוות אינו חלק מהערוץ הפרטי, תהיה לו גישה מוגבלת אליו. הם יכולים לראות את שם הערוץ הפרטי, הבעלים וחותמת הזמן של הפעילות האחרונה. הם יכולים אפילו למחוק ערוץ פרטי. ערוצים פרטיים מופיעים ברשימת הערוצים עם סמל 'נעילה' לידו.
אבל הם לא יכולים לראות שום תוכן, בין אם זה הודעות, קבצים או כרטיסיות, משותף בערוץ. כעת, חברי צוות אחרים שאינם חלק מהערוץ הפרטי אינם מודעים למידע שיש לבעלים. אפילו לא יהיה להם מושג קלוש על קיומו, אלא אם כן מישהו יספר להם.
מי יכול להיות חלק מערוץ פרטי? כל חברי צוות יכולים להיות חלק מהערוץ הפרטי, אפילו אורחים שהם חלק מהצוות. אבל לא ניתן להוסיף אף אחד מחוץ לצוות לערוץ פרטי.
האם ערוצים פרטיים זהים לערוצים רגילים?
לא הם לא. ישנן מספר הגבלות על ערוצים פרטיים, ולא כל התכונות הזמינות בערוצים הסטנדרטיים זמינות בערוצים פרטיים. ערוצים פרטיים תומכים בכרטיסיות ומחברים (למעט Stream, Planner ו-Forms), אך כרגע הם אינם תומכים בבוטים ובתוספי הודעות.
כמו כן, יכולים להיות רק 30 ערוצים פרטיים בצוות, ובכל ערוץ פרטי יכולים להיות מקסימום 250 חברים בלבד. וכאשר אתה יוצר צוות מצוות קיים, הערוצים הפרטיים אינם מועתקים. Microsoft Teams פועלת כדי להקל על ההגבלות הללו, אך אין ציר זמן מתי זה יקרה.
כיצד ליצור ערוץ פרטי ב-Microsoft Teams
עכשיו, לאחר שהחלטת שערוץ פרטי הוא מה שאתה צריך, ליצור אותו הוא חתיכת עוגה. פתח את Microsoft Teams ועבור אל 'צוותים' מסרגל הניווט בצד שמאל.
רשימת הקבוצות תופיע בצד שמאל. עבור לצוות שברצונך ליצור עבורו את הערוץ ולחץ על סמל 'אפשרויות נוספות' (שלוש נקודות) ובחר 'הוסף ערוץ' מהתפריט.
החלון ליצירת ערוץ ייפתח. תן שם לערוץ, וספק תיאור עבורו אם תרצה. לאחר מכן, עבור אל האפשרות 'פרטיות'. כברירת מחדל, זה יציג את הגדרות הפרטיות בתור 'סטנדרטי'. לחץ עליו כדי להרחיב את התפריט הנפתח ובחר 'פרטי'. לחץ על 'הבא' כדי להשלים את היצירה.
לאחר מכן, התחל להקליד את שמות החברים שברצונך להוסיף לערוץ ולחץ על כפתור 'הוסף'.
אתה יכול גם לדלג על שלב זה עכשיו אם אינך בטוח את מי אתה רוצה להוסיף.
או אם בסופו של דבר תוסיף אנשים, תמיד תוכל להוסיף עוד אנשים מאוחר יותר מתי שתרצה.
כיצד לצאת מערוץ Teams
אם אתה (הבעלים) רוצה לעזוב את הערוץ מאוחר יותר מתישהו, אתה יכול לעזוב אותו רק אם יש בו בעלים אחר, כלומר, אתה לא יכול לעזוב את הערוץ אם אתה הבעלים האחרון.
אתה לא יכול גם לעזוב צוות אם אתה הבעלים האחרון של ערוץ פרטי כלשהו בצוות, וגם לא ניתן להסיר אותך מהצוות על ידי בעל הצוות. תצטרך לגרום למישהו אחר לבעלים במקומך לעזוב את הערוץ הפרטי או את הצוות.
אבל אתה יכול לעזוב את הארגון, או להסיר אותך מקבוצת Office 365 המשויכת לצוות שלך. במקרה הזה, גם אם היית הבעלים היחיד של הערוץ הפרטי, זה לא משנה. מישהו אחר מהערוץ יהפוך אוטומטית לבעלים של הצוות.
ערוצים פרטיים נוחים למצבים שבהם כל החברים שצריכים מקום אחר לתקשר ולשתף פעולה הם כבר חלק מצוות. הם קלים ליצירה ולטפל בהם, מה שהופך אותם לבחירה האידיאלית.