הזמן בקלות משתתפים לפגישות המתוזמנות של Microsoft Teams שלך ועקוב אחר התגובות שלהם.
פגישות וירטואליות יכולות להיות מתישות. כולם יודעים את זה. אז בתור מארח פגישות, באחריותך להחליק את התהליך ככל שאתה יכול. חלק עצום מזה מסתכם בכך שלא קיום פגישות מאולתרות כל הזמן.
לכל אחד יש הרבה דברים בלוח השנה שלו. וקבלת התראה מראש היא לא רק מתחשבת אלא גם מקצועית. למרבה המזל, קל מאוד להזמין אנשים לפגישות של Microsoft Teams. כאשר אתה מתזמן פגישה ב-Microsoft Teams, אתה יכול להזמין אנשים לפגישה מיד.
הערה: עבור חשבונות Microsoft Teams בחינם וחשבונות אישיים, אין אפשרות להוסיף משתתפים בעת תזמון פגישה. עליך לשלוח את הקישור לפגישה באופן ידני. האפשרות לשלוח הזמנות לפגישה זמינה רק עבור חשבונות Microsoft 365.
עבור אל הכרטיסייה 'לוח שנה' מחלונית הניווט בצד שמאל.
לחץ על הלחצן 'פגישה חדשה' בפינה השמאלית העליונה של המסך. חלון התזמון ייפתח.
תן לפגישה כותרת ובחר את השעה והתאריך לאירוע. לאחר מכן, עבור אל 'הוסף משתתפים נדרשים' כדי להוסיף את האנשים שאתה רוצה להזמין לפגישה. אתה יכול להזמין משתמשים מהארגון שלך ומחוצה לו.
כדי להזמין משתמשים מהארגון שלך, הקלד את שמותיהם. צוותים יספקו הצעות מהחברים בארגון שלך. לחץ על שמם כדי להוסיף אותם.
כדי להזמין משתמשים מחוץ לארגון שלך, תצטרך להזין את כתובת האימייל המלאה של האדם. הקש על מקש Enter לאחר הזנת כתובת הדוא"ל שלהם או לחץ על ההצעה 'הזמן' כדי להוסיף אותם כמשתתפים לפגישה.
עבור משתמשים שנוכחותם אינה נדרשת, לחץ על הלחצן 'אופציונלי' בסוף תיבת הטקסט.
תחום חדש יתרחב. הזן את המשתתפים האופציונליים כאן באופן דומה לזה שעשית עם המשתתפים הנדרשים. עבור חברי ארגון, הזן את שמם ולאחר מכן בחר אותו מתוך הצעות הצוותים. עבור חברים מחוץ לארגון שלך, הזן את כתובת הדוא"ל המלאה.
ל-Teams יש גם עוזר תזמון המאפשר לך להשוות את לוח השנה שלך עם לוחות שנה של משתתפים אחרים (עבורם הוא זמין, בכל מקרה) כדי למצוא זמן שמתאים לכולם. עבור לכרטיסייה 'עוזר תזמון' כדי לקבל עזרה מ-Teams כדי למצוא זמן מתאים.
לאחר הזנת כל הפרטים בחלון מתזמן הפגישות, לחץ על כפתור 'שלח'.
הזמנה תישלח לכל משתתפי הפגישה (חובה וגם אופציונלית) או לתיבת הדואר שלהם ב-Outlook (לאנשים בתוך הארגון) או לכתובת האימייל שלהם (עבור זרים). משתמשים יכולים להגיב לפגישה ולהוסיף אותה ליומן שלהם באמצעות ההזמנה ששלחת.
אתה יכול לראות את ה-RSVP שלהם בפרטי הפגישה. כדי לראות את פרטי הפגישה, לחץ פעמיים על הפגישה מלוח השנה. הפאנל של 'מעקב' נמצא בצד ימין שמציג את סטטוס ה-RSVP של כולם.
תוכל גם להזמין אנשים נוספים לפגישה לאחר תזמון המפגש הראשוני. פתח את פרטי הפגישה מהלוח על ידי לחיצה כפולה או בחירה ב'ערוך' מתפריט שכבת העל.
לאחר מכן, הוסף את השם או כתובות הדוא"ל של המשתתפים בקטע 'נדרשים' או 'אופציונלי' משתתפים ולחץ על הלחצן 'שלח עדכון'. גם המשתמשים שכבר נוספו יקבלו שוב הזמנה.
ניתן גם לבטל את הפגישה וכולם יקבלו מייל עם העדכון שהפגישה מבוטלת.
פתח את פרטי הפגישה ולחץ על הלחצן 'בטל פגישה' בפינה השמאלית העליונה של סרגל פרטי הפגישה.
תופיע תיבת דו-שיח. אתה יכול להוסיף הערת ביטול אם יש לך הודעה להעביר למשתתפים. אחרת, פשוט לחץ על כפתור 'בטל פגישה'.
והנה לך. זה חתיכת עוגה לשלוח הזמנות לפגישת Microsoft Teams. כל מה שאתה צריך לעשות הוא להוסיף את המשתמשים שאתה רוצה להזמין למתזמן הפגישות. מיקרוסופט גם מקלה מאוד על מעקב אחר סטטוס ההזמנות שלך או ביטול כל הפגישה.