כיצד להשתמש בהגדרות סטטוס של Microsoft Teams

השתמש בהגדרות סטטוס ב-Microsoft Teams כדי ליידע את הצוות שלך אם אתה זמין

Microsoft Teams הפכה לאחת מיישומי Workstream Collaboration הפופולריים ביותר. ועבור ארגונים שמשתמשים בו, זהו כעת אמצעי התקשורת העיקרי בין חברי הצוות העוקפים דוא"ל. ובצדק. ל-Microsoft Teams יש הרבה כלים להפוך את התקשורת ושיתוף הפעולה ליעילים ופרודוקטיביים יותר מאמצעים מסורתיים.

גם כשאתה עובד מהבית ולא נוכח באותו מרחב פיזי, יש הרבה כלים למנוע סיכויים לתקשורת שגויה ולשמור על פרודוקטיביות. כלי אחד כזה שאולי התעלמתם ממנו אבל צריך להתחיל לשים לב אליו הוא הגדרות הסטטוס השונות הזמינות ב-Microsoft Teams וכל הדרכים בהן תוכלו להשתמש בהן.

אילו הגדרות סטטוס זמינות ב-Microsoft Teams

לרשותך ב-Teams עומדים שני סוגים של הגדרות סטטוס - סטטוס נוכחות משתמש וסטטוס מותאם אישית.

מהו סטטוס נוכחות משתמש

סטטוס נוכחות המשתמש הוא החלק בפרופיל שלך ב-Microsoft Teams (וגם בכל Microsoft 365) שמאפשר למשתמשים אחרים לדעת את מצב הזמינות שלך. זה מופיע בתור הנקודה הקטנה בצבע ירוק/אדום/צהוב/אפור לצד תמונת הפרופיל שלך.

מבט אחד על הסטטוס וחברים אחרים בצוות שלך יהיו מודעים אם אתה מחובר, בפגישה, אסור להפריע וכו'. אתה מבין את העיקר. באופן קפדני, זה נועד ליידע אחרים על המצב הכללי של הזמינות שלך.

מהו סטטוס מותאם אישית

מלבד סטטוס נוכחות המשתמש, יש גם סטטוס מותאם אישית ב-Microsoft Teams שבו אתה יכול להשתמש כדי ליידע אחרים את הנסיבות המדויקות של הזמינות שלך. כאשר סטטוס נוכחות המשתמש יכול להגיד למישהו רק שאתה לא מהשולחן, הסטטוס המותאם אישית יכול להגיד את הסיבות המדויקות מאחורי הסטטוס הזה, כמו להגיד למישהו שאתה לא בארוחת צהריים ותחזור בעוד שעה.

זוהי הודעה מותאמת אישית קטנה שתוכל להציג לפרק זמן קצר. משתמשים אחרים יכולים לראות את זה כשהם מרחפים מעל תמונת הפרופיל שלך. וזה גם מופיע כשמישהו שולח לך הודעה בצ'אט אישי או @מזכיר אותך אם תרצה בכך.

שימוש בהגדרות המצב ב-Microsoft Teams

הגדרת הסטטוס שלך ב-Microsoft Teams כדי לציין את הזמינות שלך למשתמשים אחרים היא די קלה.

הגדרת סטטוס הנוכחות שלך

אולי שמת לב שלמרות שמעולם לא שינית את הגדרות הסטטוס שלך לפני כן, יש שינוי אוטומטי בסטטוס הנוכחות שלך. הסיבה לכך היא ש-Microsoft Teams מציגה באופן אוטומטי את הסטטוס שלך בהתאם לנסיבות שונות.

אתה גם תגלה שאפשרויות סטטוס מסוימות אינן זמינות לך להגדיר כסטטוס שלך, ובכל זאת תוכל לראות אותן כמצב נוכחות של משתמשים אחרים. כמו "בפגישה", "הצגה", "התמקדות" וכו'. האפשרויות האלה לא רק "לא זמינות" עבורך, הן לא זמינות לאף אחד להגדיר בעצמו. הסטטוסים האלה מוגדרים לאפליקציה, כלומר, Microsoft Teams משנה את הסטטוסים האלה. זה יכול לשנות אותם ל"בפגישה" כאשר אתה, ובכן, בפגישה, או "מציג" כאשר אתה משתף את המסך בפגישה, וכן הלאה.

אבל האפשרויות עבורך מוגבלות. כדי להגדיר סטטוס נוכחות בהגדרת משתמש, לחץ על כפתור הפרופיל בשורת הכותרת של אפליקציית Teams.

יופיע תפריט הקשר. עבור אל האפשרות סטטוס (מצב נוכחי) בתפריט.

תפריט המשנה יופיע עם אפשרויות הסטטוס הבאות: זמין, תפוס, נא לא להפריע, חזור מיד, והופיע. לחץ על הסטטוס שברצונך להציג. יש גם אפשרות 'איפוס סטטוס' אם ברצונך להחזיר את הנוכחות למצב המוגדר באפליקציה.

כאשר אתה מגדיר סטטוס בעצמך, הוא עוקף את המצב המוגדר באפליקציה ברוב המקרים מכיוון שהקדימות שלו גבוהה. לדוגמה, אם תגדיר את הסטטוס כ'נא לא להפריע', צוותים לא ישנו אותו ל'בפגישה' או 'בשיחה' כפי שהם היו עושים זאת בדרך כלל.

עם זאת, לא כל הפסלים המוגדרים על-ידי המשתמש הם הוכחה עוקפת. גם אם תגדיר את הסטטוס שלך ל'זמין', צוותים יעקפו אותו ל'במרחק' לאחר זיהוי חוסר פעילות במשך יותר מחמש דקות רוב הזמן.

כמו כן, כאשר אתה מגדיר סטטוס בעצמך ב-Microsoft Teams, לכל המדינות יש תקופת תפוגה של ברירת מחדל. אז גם אם תשכח לשנות את הסטטוס שלך, לא תישאר ב-Do Not Disturb או Busy לנצח.

מצב תצורת משתמשתפוגת ברירת מחדל
עסוקיום 1
אל תפריעיום 1
אחרים7 ימים

הגדרת סטטוס מותאם אישית

כדי להגדיר הודעת סטטוס מותאמת אישית, לחץ על כפתור הפרופיל ולאחר מכן עבור אל 'הגדר הודעת סטטוס' מהתפריט.

תיבת הכתיבה של הודעת המצב תיפתח. חבר את הסטטוס שברצונך להציג לאחרים; האורך המרבי עבור הסטטוס המותאם אישית הוא 280 תווים. אתה יכול גם להזכיר מישהו בסטטוס שלך.

לאחר חיבור הסטטוס, סמן את האפשרות 'הצג כשאנשים שולחים לי הודעות' אם תרצה. כאשר אפשרות זו מופעלת, בכל פעם שמישהו שולח לך הודעה פרטית או @מזכיר אותך בערוץ, צוותים יציגו את הסטטוס שלך מעל תיבת הכתיבה שלהם. אז, לא יהיה שום סיכוי בגיהנום שהם מפספסים את הסטטוס שלך ומאשימים אותך מאוחר יותר על כך שלא הגבת.

אתה יכול גם להגדיר את תאריך התפוגה של הסטטוס שעם השלמתו, Teams ינקה את הסטטוס שלך באופן אוטומטי. כברירת מחדל, הוא יציג את 'היום' כאפשרות שנבחרה. לחץ עליו כדי להרחיב את התפריט הנפתח. לאחר מכן, בחר באחת מהאפשרויות מתוך 'אף פעם', 'שעה אחת', '4 שעות', 'היום', 'השבוע'. אתה יכול גם לבחור 'מותאם אישית' כדי לציין תאריך ושעה.

כעת, הקש על 'בוצע' כדי לשמור את הסטטוס.

הסטטוס המותאם אישית שלך יוגדר ויהיה גלוי לאחרים יחד עם מצב הנוכחות שלך.

עֵצָה: יש גם סטטוס מחוץ למשרד שאתה יכול להגדיר ב-Microsoft Teams, שלמעשה, סיפור מצחיק, לא ניתן להגדיר אותו מ-Microsoft Teams. קרא כיצד להגדיר מחוץ למשרד ב-Microsoft Teams בפוסט הבלוג המפורט שלנו כאן.

עקוב אחר סטטוס משתמשים אחרים ב-Microsoft Teams

מלבד הגדרת הסטטוס שלך כדי לעדכן אחרים, אתה יכול גם לעקוב אחר סטטוס משתמשים אחרים בארגון שלך. כאשר אתה עוקב אחר הסטטוס של אדם, תקבל התראה בכל פעם שהוא מופיע זמין או לא מקוון. אתה חייב להודות שעדיף לקבל התראות מאשר צורך לעקוב באובססיביות ולחכות עד שהן יופיעו באינטרנט כשיש לך עסק חשוב.

לחץ על כפתור הפרופיל ב-Microsoft Teams ועבור לאפשרות 'הגדרות' מהתפריט.

עבור אל 'התראות' מתפריט הניווט בצד שמאל.

מצא את האפשרות 'אנשים' ולחץ על כפתור 'ערוך' לצדה.

כעת, הוסף את האדם/ים שאת הסטטוס שלו אתה רוצה לעקוב וקבל הודעה לגביהם.

אתה יכול להפסיק את ההתראות האלה בכל עת על ידי לחיצה על הלחצן 'כבה' ליד שמו של האדם.

הגדרות סטטוס ב-Microsoft Teams הן כלי חשוב מאין כמותו הזמין עבורך כדי לוודא שאין מקום לתקשורת שגויה. אתה יכול גם להשתמש בהגדרות שונות כמו אל תפריע, או ממוקד וכו' כדי לוודא שאתה יכול להתמקד במשימה שלפניך, ואף אחד לא יכול להפריע לך. אתה עדיין מקבל הודעות מאנשים, רק לא את ההתראות, אז אתה יכול להישאר באזור שלך.