כיצד ליצור רשימה נפתחת באקסל

צור רשימה נפתחת של פריטים ב-Excel כדי להפוך את הזנת הנתונים לקלה יותר, מהירה יותר וללא שגיאות. עם תכונת אימות הנתונים של Excel, אתה יכול ליצור בקלות רשימות נפתחות כדי להזין נתונים בגליון עבודה או חוברת עבודה.

רשימה נפתחת או תפריט נפתח של Excel הם רכיב בקרה גרפי המאפשר למשתמשים לבחור אפשרות מתוך רשימה של אפשרויות מוגדרות מראש. זה יהפוך את הזנת הנתונים לקלה יותר, מהירה יותר ותפחית אי דיוק ושגיאות הקלדה.

לדוגמה, משתמשים יכולים לבחור בקלות את סטטוס העבודה כסיום מתפריט נפתח. אבל אם תספק להם את הבחירה להזין אותו ידנית, הם עשויים להקליד את כל המילה FINISHED או PENDING או ONGOING, או FAILED. ייקח הרבה זמן להקליד את הסטטוס של כל עבודה, אבל אם זו הייתה רשימה נפתחת, זה יאיץ את תהליך הזנת הנתונים.

בפוסט זה, נראה לך דרך מהירה וקלה ליצור רשימה נפתחת באמצעות נתונים מתאי, או על ידי הזנת נתונים ידנית, או על ידי שימוש בנוסחאות באקסל.

יצירת רשימה נפתחת באמצעות נתונים מתאים

לדוגמה, אתה יכול ליצור תפריט נפתח כדי לעקוב אחר הסטטוס של כל אחד מהטיולים שאתה מתכנן לקחת (כפי שמוצג בתמונה למטה).

ראשית, הקלד את הפריטים שברצונך שיופיעו בתפריט הנפתח במערך של תאים. אתה יכול לעשות זאת בגיליון שיכיל את הרשימות הנפתחות, או בגיליון אחר.

בדוגמה זו, הקלדנו את רשימת הפריטים עבור הרשימה הנפתחת בגיליון 2.

חזור לגיליון 1 ולאחר מכן בחר בתא B2 (זהו התא שבו תגדיר את התפריט הנפתח).

לאחר מכן, עבור ללשונית 'נתונים' ולחץ על סמל 'אימות נתונים' ובחר 'אימות נתונים' מהתפריט הנפתח.

בתיבת הדו-שיח 'אימות נתונים', בחר 'רשימה' מהתפריט הנפתח 'אפשר:' ולחץ על 'אישור'.

לחץ על תיבת 'מקור' ותוכל לבחור את רשימת הפריטים שברצונך להוסיף כאפשרויות שיופיעו ברשימה.

כעת, בחר רשימה של פריטים (A1:A5) מגיליון 2.

והמיקום שבו הערכים עבור התפריט הנפתח יתווספו אוטומטית לתיבת המקור. כעת, לחץ על 'אישור'. אם תבטל את הסימון באפשרות 'התעלם משחור', Excel יאלץ את המשתמשים לבחור ערך מהרשימה.

כעת יצרת רשימה נפתחת בתא B2 של העמודה סטטוס.

כדי להעתיק את הרשימה הנפתחת לכל 5 השורות, פשוט לחץ על הריבוע הירוק הקטן בפינה השמאלית התחתונה של התיבה הנפתחת וגרור אותה מטה אל מעל תא B6.

כעת, הרשימה הנפתחת מועתקת מתא B2 ל-B6.

יצירת רשימה נפתחת על ידי הזנת נתונים ידנית

לחלופין, תוכל להוסיף פריטים ישירות לתפריט הנפתח על ידי הזנתם ידנית בשדה 'מקור' של חלון הדו-שיח אימות נתונים.

בדוגמה זו, אתה מוסיף רשימה נפתחת לאיזו עונה אתה מבקר בערים. אז, בחר בתא C2 כדי ליצור רשימה נפתחת.

פתח את תיבת הדו-שיח 'אימות נתונים' מהכרטיסייה 'נתונים'.

בחר 'רשימה' מקריטריוני האימות והקלד את הרשימה שלך בתיבה 'מקור'. יש להזין את כל הפריטים ללא רווח, מופרדים בפסיק בין כל פריט.

כאן, הזן 'אביב, קיץ, סתיו, חורף' בשדה המקור ולחץ על 'אישור'.

כעת, כל הפריטים (האפשרויות) שהוזנו בשדה המקור יופיעו בשורות שונות ברשימה הנפתחת. לאחר מכן, תוכל לגרור ולהעתיק את הרשימה לשאר השורות כפי שעשית בשיטה הקודמת.

יצירת רשימה נפתחת באמצעות נוסחאות

דרך נוספת שבה תוכל ליצור רשימה נפתחת היא באמצעות נוסחת ה-OFFSET בשדה המקור.

בדוגמה זו, אנו יוצרים רשימה נפתחת בעמודה שנה. בחר תא D1 ועבור אל נתונים -> כלי נתונים -> אימות נתונים.

בחלונות אימות נתונים, הזן את שדה מקור הנוסחה הזה במקום הפניה לתא או פריטים שהוזנו ידנית:

 =OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

כעת הזן את רשימת הפריטים עבור הרשימה הנפתחת (שנה) בגיליון 2.

בנוסחה, ציין את הפניה לתא כ-B1 (נקודת ההתחלה של הרשימה), ציין שורות ועמודות כ-0 כדי להימנע מקיזוז ההפניה, וציין כ-Height כ-5 עבור פריטים ברשימה.

=OFFSET(Sheet2!$B$1,0,0,5)

כעת, אם תזין את הנוסחה הזו בשדה המקור, היא מחזירה מערך הכולל את רשימת השנים (B1:B5).

פעולה זו תיצור רשימה נפתחת המציגה את כל השנים בטווח התאים B1:B5 של גיליון 2.

הסרת רשימה נפתחת

אתה יכול גם להסיר רשימה נפתחת ב-Excel. כדי להסיר רשימה נפתחת, בחר את התא עם הרשימה הנפתחת. לאחר מכן עבור אל נתונים -> כלי נתונים -> אימות נתונים.

לחץ על הלחצן 'נקה הכל' בפינה השמאלית התחתונה של תיבת הדו-שיח 'אימות נתונים' ולחץ על 'אישור'. פעולה זו תסיר את הרשימה הנפתחת בתא שנבחר.

אם ברצונך להסיר את כל הרשימות הנפתחות בגליון העבודה, סמן את 'החל את השינויים האלה על כל שאר התאים עם אותן הגדרות' לפני שתלחץ על כפתור 'נקה הכל'. לאחר מכן, לחץ על 'אישור' כדי להגיש בקשה.

כעת, אתה יכול ליצור ולהסיר רשימות נפתחות על ידי ביצוע מדריך שלב אחר שלב זה.