כיצד להגדיר 'מחוץ למשרד' ב-Microsoft Teams

שנה את הסטטוס שלך כדי שכולם ידעו למה אתה לא חוזר אליהם

אנשים משתמשים ב-Microsoft Teams לתקשורת ושיתוף פעולה עם חברי הצוות שלהם. למעשה, עד כדי כך שהרבה משתמשים עברו לחלוטין מאימייל ל-Microsoft Teams למטרות תקשורת.

לכן, זה טבעי שאתה מחפש דרך כלשהי ב-Microsoft Teams כדי ליידע את חברי הצוות שלך כאשר אינך יכול לקבל את ההודעות שלהם ולא תוכל להשיב, כך שאין היקף של תקשורת שגויה. בין אם אתה רחוק מהשולחן שלך לשעה, יום או שבוע, בין אם יצאת לארוחת צהריים של לקוחות, סמינר או שאתה יוצא לחופשה, זה תמיד נוהג טוב לתת לסטטוס שלך לשקף את זה ואת זה זה בדיוק מה שאתה יכול לעשות עם סטטוס 'מחוץ למשרד' ב-Microsoft Teams.

אם אינך יודע מה הסטטוס ב-Microsoft Teams, זוהי הנקודה הירוקה/צהובה/אדום שמופיעה ליד תמונת הפרופיל שלך ב-Microsoft Teams ומציינת לחברי הצוות שלך אם אתה זמין לחיבור או לא.

אם אתה קצת מבולבל עם אפשרות הסטטוס החדשה הזו, זו לא אשמתך. כפי שאולי שמת לב, האפשרות מחוץ למשרד אינה אחת מהאפשרויות הסטנדרטיות הזמינות בתכונת 'סטטוס' ב-Teams. הגדרת סטטוס 'מחוץ למשרד' ב-Microsoft Teams היא גם לא פשוטה כמו לשנות את הסטטוס שלך מ'זמין' ל'עסוק' או 'נא לא להפריע' - משהו שאתה יכול לעשות במהירות.

מאיפה להגדיר את סטטוס 'לא במשרד' בצוותים?

"איפה אני מגדיר את הסטטוס הזה מחוץ למשרד ב-Teams אם לא מהאפשרות סטטוס?" ובכן, העניין הוא שאתה לא יכול להגדיר סטטוס מחוץ למשרד מ-Microsoft Teams בכלל. אתה צריך Outlook כדי לעשות את זה.

Microsoft Teams מסתנכרן עם חשבון Outlook שלך ואוסף את הסטטוס 'לא במשרד' מ-Outlook ומשקף אותו אוטומטית בחשבון Teams שלך. לכן, אין זה פלא שלא מצאת את האפשרות להגדיר את הסטטוס מיד. מיקרוסופט בהחלט לא עושה את זה קל.

כיצד להגדיר מחוץ למשרד ב-Outlook?

כדי להגדיר סטטוס מחוץ למשרד ב-Teams, עליך להגדיר 'תשובות אוטומטיות' בחשבון Outlook שלך. מהן תשובות אוטומטיות? התכונה שולחת הודעה אוטומטית לכל אימייל שאתה מקבל כשהיא מופעלת. Microsoft Teams רואה מתי יש לך תשובות אוטומטיות ב-Outlook, ומשנה את הסטטוס שלך כך שישקף את מקום הימצאו.

אתה יכול להגדיר תשובות אוטומטיות ב-Outlook הן מאפליקציית שולחן העבודה והן מהאינטרנט של Outlook.

כדי להגדיר תשובות אוטומטיות מאפליקציית שולחן העבודה של Outlook, פתח את האפליקציה ולחץ על האפשרות 'קובץ' בשורת התפריטים.

כעת, לחץ על האפשרות 'תשובות אוטומטיות' במסך פרטי החשבון.

תיבת הדו-שיח להגדרת תשובות אוטומטיות תיפתח. נכון לעכשיו, זה יראה 'אל תשלח'. בחר בלחצן הבחירה של 'שלח תשובות אוטומטיות'.

ניתן גם לציין טווח זמן שבמהלכו לשלוח את ההודעה מחוץ למשרד. סמן את התיבה של 'שלח רק בטווח זמן זה' ובחר את התאריך והשעה.

אתה יכול להגדיר הודעה מותאמת אישית עם מה להשיב להודעות שהתקבלו. כעת, אם אתה משתמש בחשבון ארגוני, יהיו שתי אפשרויות להודעה. אתה יכול להגדיר מסרים שונים לאנשים פנימיים וחיצוניים לארגון שלך. עבור חשבון אישי, לא תהיה הבחנה. לבסוף, לחץ על 'אישור' כדי לשמור את השינויים.

לאחר הפעלת תשובות מחוץ למשרד, עבור אל Microsoft Teams. הסטטוס שלך ישתנה למחוץ למשרד, וההודעה שהגדרת בתשובות האוטומטיות תוצג גם עם הסטטוס שלך כאשר מישהו ירחף מעל תמונת הפרופיל שלך.

כדי להגדיר תשובות אוטומטיות מ-Outlook for Web, עבור אל outlook.live.com והתחבר עם החשבון שלך. לאחר מכן, לחץ על האפשרות 'הגדרות' (סמל גלגל השיניים) בפינה השמאלית העליונה של המסך.

בתיבת הטקסט של החיפוש, הקלד 'מחוץ למשרד' או 'תשובות אוטומטיות' ולאחר מכן לחץ על תוצאת החיפוש עבור הגדרת תשובות אוטומטיות.

תיבת הדו-שיח לתשובות אוטומטיות תיפתח. הפעל את המתג עבור 'תשובות אוטומטיות מופעל'.

אם ברצונך לשלוח תשובות אוטומטיות לתקופה מסוימת, סמן את התיבה 'שלח תשובות רק במהלך פרק זמן' וציין את התאריך והשעה והגדר את ההודעה המותאמת אישית שלך.

הגדרת תשובות אוטומטיות היא הדרך הטובה ביותר להגדיר סטטוס מחוץ למשרד ב-Microsoft Teams. אתה יכול להגדיר את הסטטוס לפרק זמן מוגדר, וגם לקבל הודעה מותאמת אישית הסבר יחד איתו. אבל זו בהחלט לא הדרך היחידה.

אתה יכול גם להגדיר סטטוס מחוץ למשרד על ידי יצירת פגישה בלוח השנה שלך והגדרת אותו ל'מחוץ למשרד'. פתח את אפליקציית שולחן העבודה של Outlook ועבור ליומן במקום לאימייל.

לחץ על האפשרות 'פגישה חדשה' בתפריט הבית.

תיבת הדו-שיח ליצירת פגישה תיפתח. קבע פגישה למתי אתה מחוץ למשרד. כעת, לחץ על 'אפשרויות'.

מהתפריט הנפתח שליד 'הצג בשם', בחר 'לא במשרד' ושמור את הפגישה.

Microsoft Teams ישנה את הסטטוס שלך ל'לא במשרד' במהלך הזמן שבו תגדיר את הפגישה שלך ב-Outlook.

כעת, אתה יכול להתרחק משולחן העבודה שלך ללא כל דאגות. כולם יוכלו לראות את הסטטוס שלך מחוץ למשרד. בצ'אטים אישיים, התראה בצד השולח תזכיר לו שאתה מחוץ למשרד ואולי לא תוכל לחזור אליו מיד.